Assistant / Assistante en organisation
Emploi Administrations - Institutions
Agen, 47, Lot-et-Garonne, Nouvelle-Aquitaine
Vos activités principales Assistant(e) du secrétaire général, vous tenez à jour son agenda, répondez aux invitations, organisez ses déplacements et assurez la gestion de ses interlocuteurs (téléphone, messagerie, visiteurs, RDV internes). Vous planifiez les réunions et les audiences en liaison avec les services de de l'État ainsi qu'avec de nombreuses entités au plan département, régional voire national. Vous veillez à ce que les éléments préparés par les services de l'État concernés vous soient communiqués pour constituer les fonds de dossier pour chaque journée de travail. Vous traitez des dossiers ponctuels et rédigez certaines correspondances. Vous gérez le circuit des signatures pour le secrétaire général et le préfet en liaison avec les directions de la préfecture et des services déconcentrés de l'État (notamment gestion des parapheurs). Vous renforcez ou suppléez en tant que de besoin le secrétariat de la directrice de cabinet et du préfet avec lequel vous devez travailler en coordination quotidienne. Vous planifiez en lien avec l'agent en charge de la gestion de la résidence du SG les repas protocolaires et les réceptions. Vous assurez le suivi budgétaire[...]
