Chargé / Chargée d'accueil

HOWEL c'est LE lieu où le travail prend une toute nouvelle dimension ! Un tout nouveau concept offrant des lieux de travail inspirants et respectueux de l'environnement aux entreprises et aux travailleurs en quête d'une meilleure qualité de vie.
Imaginez des espaces de travail pensés comme un hôtel. HOWEL, c'est l'association parfaite entre workspaces et services inspirés des hôtels pour répondre aux nouveaux enjeux du travail hybride.
L'offre d'HOWEL porte donc sur de la location de bureaux, de salles de réunion, de salles créatives et de séminaire pour les entreprises en quête de lieux atypiques et clé en main avec tous les services associés qui garantissent de passer des moments d'exception.
Et c'est là que vous intervenez en tant que Chargé(e) d'accueil et d'événements. Votre mission principale, si vous l'acceptez, est de garantir une expérience optimale aux clients du site HOWEL Wasquehal, qu'il s'agisse des résidents des bureaux permanents, résidents nomades, visiteurs ou clients évènementiels.
En tant que Chargé(e) d'accueil et d'événements, vous contribuez directement à la notoriété et la bonne image du site par l'ensemble des actions et services rendus aux clients internes comme externes. En tant que premier point de contact chez HOWEL, vous serez au cœur de notre engagement envers nos clients !
Vous serez hiérarchiquement rattaché(e) au Directeur du site HOWEL.

MISSIONS :

ACCUEIL PHYSIQUE ET GESTION DES APPELS :
1. Vous êtes l'ambassadeur(rice) de la marque HOWEL, le/la garant(e) d'une excellente première impression de tout visiteur du lieu.
2. Vous accueillez les visiteurs, les clients ainsi que les prospects avec le sourire et de manière professionnelle.
3. Vous répondez aux appels téléphoniques selon les procédures mises en place.

TENUE DU SITE (CLIENTS / RÉSIDENTS) :
1. Vous veillez à ce que le site soit tenu selon les standards HOWEL.
2. Vous assurez la préparation des événements et des salles de réunion : mise en place du mobilier, gestion de la restauration, du matériel technique, etc. Rien n'est laissé au hasard grâce à vous !
3. Vous gérez les demandes des clients présents pour ces occasions.
4. Vous assurez la gestion des stocks : café, thé, collations, fournitures, etc.
5. Vous gérez le traitement du courrier : tri, distribution, affranchissement, réexpédition du courrier et des colis des résidents domiciliés.

SERVICE CLIENTS / CONCIERGERIE :
1. Vous répondez aux demandes des résidents et des clients de façon rapide et efficace : secrétariat, appels téléphoniques, administration, courrier, réservation de taxis, etc.
2. Vous traitez les plaintes des résidents et des clients, et surtout, vous leur apportez une solution rapide et de qualité en associant et en informant le reste de l'équipe du site ainsi que le Responsable si nécessaire.
3. Vous participez à la réussite des événements internes et externes : mise en place des espaces loués, services, retours satisfaction.
4. Vous proposez des services payants aux clients et contribuez à leur commercialisation et facturation.

COMPÉTENCES :
De manière générale, vous savez :
- Accueillir, renseigner et informer le public en face à face ou par téléphone
- Animer et organiser un espace donné en fonction de son usage
- Effectuer des tâches administratives de base
- Actualiser l'affichage, les informations mises à la disposition du public
- Maîtriser la suite Office
- Respecter les procédures
- Ecouter et montrer de l'intérêt pour les autres

SAVOIR-ÊTRE :
Si on entendait parler de vous, on nous dirait que vous êtes :
- Dynamique et enthousiaste
- Souriant(e) et avez la discussion facile
- Organisé et rigoureux(euse)
- Autonome, rapide et investi(e)
- Serviable et volontaire
- A la recherche de la satisfaction et de la convivialité
- Doté(e) d'un bon sens du relationnel
- Agile et adaptable.