informations générales
Chapelle-d'Armentières
Dans le cadre d'un surcroit d'activités, le contrat est à pourvoir à partir du 1/07/2024 (être disponible durant les congés d'été est impératif).
Au sein d'une Association d'Aide aux Familles, vous mettez en œuvre l'ensemble de la Logistique nécessaire au bon fonctionnement du service administratif:
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Direction ;
- Gestion des courriers entrants et sortants ;
- Réaliser des tâches administratives diverses, constituer notamment les dossiers permettant le suivi administratif de la prise en charge des interventions par les organismes concernés
- Contribuer à la rédaction et mettre en forme toutes les correspondances, les rapports, synthèses / comptes rendus de réunions internes
- Préparer administrativement les réunions internes : réunions de service, instances de la gouvernance ;
- Préparer, en amont des évènements, les dossiers nécessaires aux rendez-vous extérieurs assurés par la Direction
- Assurer l'archivage administratif ;
- Secrétariat de l'équipe de responsables de secteur : rédactions, enregistrements et gestion des courriers, publipostages, classements, archivages des courriers et dossiers AVS / TISF
- Contribuer à l'enregistrement informatique des données des familles AVS/TISF via le logiciel LANCELOT ;
- Transmission des fiches d'intervention DVH (Droits de visite et d'hébergement) aux services du CD59
- Contribuer à la gestion des plannings via le logiciel PERCEVAL ;
- Contribuer au suivi des modulations du temps de travail et informer les RS en cas de besoins ;
- Faire face aux imprévus et urgence avec pertinence et efficacité ;
- Transmettre les plannings aux familles et les prévenir en cas de modifications
- Contribuer à la gestion avec les fournisseurs et prestataires ;
- Gestion des commandes : fournitures administratives, denrées, etc ;
- Participer à la création et/ou l'actualisation des outils internes ;
- Participer, si nécessaire, aux différents groupes de travail de l'entité permettant d'améliorer les process
ARTICULATIONS INTERNES ET TRANSVERSALES
- Rendre compte à la direction de ses activités et des difficultés rencontrées ;
- L'Assistant(e) de Coordination doit aussi s'assurer d'une cohérence et continuité de service en se coordonnant avec ses collègues directs, notamment en cas d'absence ;
- Utiliser et participer à l'amélioration du paramétrage des logiciels métiers actuels et à venir.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireAu sein d'une Association d'Aide aux Familles, vous mettez en œuvre l'ensemble de la Logistique nécessaire au bon fonctionnement du service administratif:
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Direction ;
- Gestion des courriers entrants et sortants ;
- Réaliser des tâches administratives diverses, constituer notamment les dossiers permettant le suivi administratif de la prise en charge des interventions par les organismes concernés
- Contribuer à la rédaction et mettre en forme toutes les correspondances, les rapports, synthèses / comptes rendus de réunions internes
- Préparer administrativement les réunions internes : réunions de service, instances de la gouvernance ;
- Préparer, en amont des évènements, les dossiers nécessaires aux rendez-vous extérieurs assurés par la Direction
- Assurer l'archivage administratif ;
- Secrétariat de l'équipe de responsables de secteur : rédactions, enregistrements et gestion des courriers, publipostages, classements, archivages des courriers et dossiers AVS / TISF
- Contribuer à l'enregistrement informatique des données des familles AVS/TISF via le logiciel LANCELOT ;
- Transmission des fiches d'intervention DVH (Droits de visite et d'hébergement) aux services du CD59
- Contribuer à la gestion des plannings via le logiciel PERCEVAL ;
- Contribuer au suivi des modulations du temps de travail et informer les RS en cas de besoins ;
- Faire face aux imprévus et urgence avec pertinence et efficacité ;
- Transmettre les plannings aux familles et les prévenir en cas de modifications
- Contribuer à la gestion avec les fournisseurs et prestataires ;
- Gestion des commandes : fournitures administratives, denrées, etc ;
- Participer à la création et/ou l'actualisation des outils internes ;
- Participer, si nécessaire, aux différents groupes de travail de l'entité permettant d'améliorer les process
ARTICULATIONS INTERNES ET TRANSVERSALES
- Rendre compte à la direction de ses activités et des difficultés rencontrées ;
- L'Assistant(e) de Coordination doit aussi s'assurer d'une cohérence et continuité de service en se coordonnant avec ses collègues directs, notamment en cas d'absence ;
- Utiliser et participer à l'amélioration du paramétrage des logiciels métiers actuels et à venir.
