informations générales
Épernon
Collaboratrice /Collaborateur direct du Maire et des élus vous assurez la gestion quotidienne et êtes le relais d'information entre les administrés et les élus. Vous êtes chargé(e) entre autres de :
Secrétariat du Maire et des élus
- Accueil physique et téléphonique ;
- Gestion de l'agenda de M. Le Maire et des élus ;
- Gestion de la boite mail de la collectivité et des réponses apportées aux administrés ;
- Gestion des différentes tâches de secrétariat ;
- Organisation du bureau municipal et suivi des décisions ;
- Organisation des commissions municipales (Finances, Urbanisme ) ;
- Rédaction de courriers et de comptes rendus ;
- Organisation et suivi de la formation des élus.
Fêtes et cérémonies
- Participation à l'organisation des manifestations officielles (commémorations, cérémonies patriotiques ) et accueil des nouveaux Sparnoniens
- Rédaction des différents discours de Monsieur le Maire (vœux, nouveaux arrivants ) ;
- Participation à l'organisation et au suivi des différentes manifestations de la ville en lien avec le Pôle Culturel et le service Communication (Les Prairiales, fête du personnel, marché de Noël ).
Gestion du CCAS
- Préparation et gestion du budget ;
- Comptabilité (passation des bons de commande, validation des factures ) et tenue de la régie de recettes ;
- Gestion des conseils d'administration (convocation, préparation des délibérations, rédaction des comptes rendus ) ;
- Préparation et gestion des demandes d'aide sociale en lien avec les partenaires institutionnels (assistantes sociales ) et l'élue en charge du secteur ;
- Organisation des évènements (semaine bleue, panier repas ).
DONNÉES RELATIVES AU POSTE
Conditions et contraintes d'exercice :
- Disponibilité certains lundis soir (réunion de Bureau) ;
- Régisseur de recettes.
COMPÉTENCES ET APTITUDES REQUISES
Savoirs :
- Connaître l'environnement territorial (nécessaire) ;
- Connaître les règles protocolaires ;
- Connaître la comptabilité publique ;
- Maitrise des techniques de secrétariat et du rédactionnel administratif ;
- Maitrise des techniques d'accueil.
Savoir-faire :
- Capacités d'analyse et de synthèse ;
- Qualités rédactionnelles confirmées ;
Savoir être :
- Savoir travailler en transversalité - Aptitude de communication
- Sens du service public (déontologie, discrétion) ;
- Sens du relationnel ;
- Sens de l'initiative
- Capacité d'Adaptation
- Pragmatisme
- Discrétion et confidentialité absolue
- Sens de la diplomatie
- Autonomie.
Expérience :
- Maîtrise de l'outil informatique (Windows, pack Office) ;
- Connaissance du logiciel Ciril Finances appréciée ;
Modalités de congés annuels : 25 congés annuels + 12 RTT
Régime indemnitaire (IFSE + CIA) + prime de fin d'année + CNAS + participation employeur protection sociale complémentaire (santé + maintien de salaire).
Poste à pourvoir immédiatement
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- Accueil physique et téléphonique ;
- Gestion de l'agenda de M. Le Maire et des élus ;
- Gestion de la boite mail de la collectivité et des réponses apportées aux administrés ;
- Gestion des différentes tâches de secrétariat ;
- Organisation du bureau municipal et suivi des décisions ;
- Organisation des commissions municipales (Finances, Urbanisme ) ;
- Rédaction de courriers et de comptes rendus ;
- Organisation et suivi de la formation des élus.
Fêtes et cérémonies
- Participation à l'organisation des manifestations officielles (commémorations, cérémonies patriotiques ) et accueil des nouveaux Sparnoniens
- Rédaction des différents discours de Monsieur le Maire (vœux, nouveaux arrivants ) ;
- Participation à l'organisation et au suivi des différentes manifestations de la ville en lien avec le Pôle Culturel et le service Communication (Les Prairiales, fête du personnel, marché de Noël ).
Gestion du CCAS
- Préparation et gestion du budget ;
- Comptabilité (passation des bons de commande, validation des factures ) et tenue de la régie de recettes ;
- Gestion des conseils d'administration (convocation, préparation des délibérations, rédaction des comptes rendus ) ;
- Préparation et gestion des demandes d'aide sociale en lien avec les partenaires institutionnels (assistantes sociales ) et l'élue en charge du secteur ;
- Organisation des évènements (semaine bleue, panier repas ).
DONNÉES RELATIVES AU POSTE
Conditions et contraintes d'exercice :
- Disponibilité certains lundis soir (réunion de Bureau) ;
- Régisseur de recettes.
COMPÉTENCES ET APTITUDES REQUISES
Savoirs :
- Connaître l'environnement territorial (nécessaire) ;
- Connaître les règles protocolaires ;
- Connaître la comptabilité publique ;
- Maitrise des techniques de secrétariat et du rédactionnel administratif ;
- Maitrise des techniques d'accueil.
Savoir-faire :
- Capacités d'analyse et de synthèse ;
- Qualités rédactionnelles confirmées ;
Savoir être :
- Savoir travailler en transversalité - Aptitude de communication
- Sens du service public (déontologie, discrétion) ;
- Sens du relationnel ;
- Sens de l'initiative
- Capacité d'Adaptation
- Pragmatisme
- Discrétion et confidentialité absolue
- Sens de la diplomatie
- Autonomie.
Expérience :
- Maîtrise de l'outil informatique (Windows, pack Office) ;
- Connaissance du logiciel Ciril Finances appréciée ;
Modalités de congés annuels : 25 congés annuels + 12 RTT
Régime indemnitaire (IFSE + CIA) + prime de fin d'année + CNAS + participation employeur protection sociale complémentaire (santé + maintien de salaire).
Poste à pourvoir immédiatement
