Assistant administratif / Assistante administrative

La Mission Locale de Saint Martin d'Hères est une structure associative, membre du Service Public de l'Emploi et du Réseau national des Missions Locales. Elle accompagne les jeunes de 16 à 25 ans dans leur recherche d'orientation, de formation, d'emploi en veillant à prendre en compte et à respecter les spécificités et besoins de chacun. Pour ce faire elle met en œuvre un accompagnement global permettant une inclusion et une réelle autonomie et a à cœur d'innover, de soutenir et de valoriser les jeunes dans la réalisation de leurs projets.

L'assistant.e administrati.f.ve a en charge le suivi administratif des dossiers jeunes et des dispositifs d'accompagnement . Il/elle participe à l'organisation administrative et technique de l'activité liée à l'insertion professionnelle des jeunes ainsi qu'au travail d'accueil, d'information et d'orientation du public de la MLJ. Il.elle exerce les tâches suivantes : Saisie informatique quotidienne, planification, gestion des mails, réception d'appels, traitement informatique des dossiers, vérification des documents, préparation des commissions de sanction, accueil des intervenants, gestion des urgences.

 Connaître et comprendre les dispositifs d'accompagnement
 Rédiger et mettre à jour les procédures administratives de l'accompagnement jeune
 Centraliser et contrôler la validité des documents aux différentes étapes de parcours du jeune
 S'assurer du contrôle de cohérence en collaboration et lien étroit avec les conseillers
 Contrôler selon le processus défini la conformité des dossiers jeunes
 Suivre les déclarations de ressources des jeunes, faire le lien entre eux et l'ASP
 Transmettre dans les délais impartis et les règles définies les différents documents attendus aux organismes partenaires et payeurs
 Suivre l'ensemble des processus afin de s'assurer de leur aboutissement
 Participer aux commissions de suivi jeunes et mettre en application les décisions
 Traiter les documents relatifs aux heures effectuées et l'aspect comptable/financier qui en découle
 Accompagner les jeunes dans la constitution des dossiers
 Administrer une base de données : créer, alimenter et mettre à jour des tableaux de bord de suivi de l'activité
 Classer, archiver des documents relatifs à l'activité
 Assurer des relances téléphoniques : recueillir les informations et les saisir sur le logiciel interne
 Accueillir, prendre en compte tout public et gérer les flux.
 Informer et orienter le public reçu.

ACTIVITES D'ACCUEIL (mission ponctuelle) :
 Accueil physique de tout public qui s'adresse à la MLJ.
 Accueil téléphonique : Gérer un standard, prendre des messages.
 Gérer le flux, c'est à dire gérer les temps d'attente, les tensions ; contrôler les mouvements du public dans l'enceinte de la MLJ.
 Informer et orienter le public.
 Aider le jeune à remplir un document administratif, une fiche d'accueil.