Chargé(e) de gestion locative tertiaire (f/h) h/f

Rattaché au Responsable de patrimoine au sein de l'administration de biens institutionnels (pôle tertiaire), vous interviendrez en support d'une équipe de Property Managers et de Responsables Techniques en réalisant le traitement administratif et la relation locataires d'un portefeuille d'immeubles tertiaires confiés en gestion à l'entreprise par les clients propriétaires.

Concrètement, vos principales missions seront les suivantes :

- S'assurer de la fiabilité des outils de gestion par une mise à jour quotidienne ;
- Soutien logistique aux collaborateurs de l'équipe (Property Managers et Responsables Techniques) :
- Traitement et organisation de toutes les opérations administratives liées à l'entrée, la sortie du locataire et à la mise à jour de son dossier :
- Vérification et enregistrement des congés
- Préparation des dossiers de commercialisation
- Commande des diagnostics et saisie dans l'outil, tenue des tableaux de suivi
- Préparation et organisation des pré-états des lieux et état des lieux,
- Enregistrement des baux, avenants et garanties (cautions, GAPD…) dans les outils de gestion,
- Classement des actes originaux.

Gestion administrative du pôle : organisation de réunion, lancement des campagnes d'archivages, enregistrement des PV et convocations aux AG dans les outils de gestion, tenue d'un tableau de suivi des AG et relances syndics, éventuellement préparation des consignes de vote ou assistance autre en cas de surcharge d'activité

Ponctuellement, formation et accompagnement des collaborateurs aux outils de gestion (formation, rédaction des modes opératoires etc…)
Numérisation de la documentation et enregistrement (diagnostics, baux, avenants, etc)
Saisie et gestion des contrats dans les outils de gestion et tableaux de suivi
Saisie des facturations
Participation aux reportings et à leur consolidation