Secrétaire

MISSIONS :

Dans le cadre du projet d'établissement, la/le secrétaire assiste le chef de service et la directrice dans la gestion des tâches administratives de l'établissement.
Vous êtes en capacité de vous engager dans des dynamiques institutionnelles et partenariales, dans le respect du principe de confidentialité. Vous êtes tenue au respect du secret professionnel par mission.

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL :

- Contexte interne : au sein d'une équipe pluri-professionnelle sous la responsabilité de votre chef de service, vous participez à la mise en œuvre du projet de service.
- Contexte externe : vous êtes la première interface avec les partenaires extérieurs à l'institution pouvant contribuer à la réalisation des projets individuels

Tenue du standard et de l'accueil

- Accueil physique et téléphonique des jeunes accueillis, partenaires et interlocuteurs
- Suivi des mails et télécopies
- Réception, suivi et traitement du courrier au quotidien, enregistrement des courriers reçus et envoyés

Gestion administrative

- Participation aux réunions d'équipe (une fois/2)
- Préparation et envoi des documents au GIE et transmissions des documents au cadre administratif et à la directrice
- Préparation du dossier à remettre aux personnes accueillies, voire à leurs représentants légaux à l'admission et ouverture (copie du règlement intérieur, livret d'accueil, autorisation de photographie.) du dossier dans NEMO.
- Tenue des deux dossiers (médical et social) administratifs des personnes accueillies (papiers et NEMO)
- Enregistrement des demandes d'admission dans NEMO et suivi des statistiques
- Actualisation et enregistrement des documents des dossiers administratifs des personnes accueillies
- Sollicitation des Prises en Charge auprès des services concernés et enregistrement dans le logiciel NEMO
- Affichage des tableaux des appartements des personnes accueillies, des suivis par référence.
- Classement et archivage des dossiers des usagers
- Gestion des stocks et fournitures de bureau, mobilier avec inventaire et commandes prévisionnelles validées par la directrice
- Etablissement des bons de commande après validation
- Assurer la réception des commandes et leurs inventaires
- Etablissement des règlements (chèques, virements)
- Etablissement et envoie de la facture mensuelle via Chorus
- Relation avec les bailleurs des appartements loués (établissement d'un dossier par appartement, paiement des loyers, assurance du logement, collecte des quittances)
- Relation avec EDF, ENGIE pour l'établissement des contrats, le suivi des consommations et la collecte des factures.
- Relation avec les fournisseurs téléphonie, photocopieurs, informatiques pour le suivi des contrats, des consommations et collecte des factures
- Affichage des informations obligatoires
- Prise des rendez-vous pour les véhicules de service (à la demande de la CDS), mise en place des documents reçues (assurances, vignettes, carte stationnement) ; contrôle des pochettes de véhicules régulièrement. Suivi des contrôles obligatoires.
- Mise à disposition des documents nécessaires fonction des interventions : registre de sécurité (s'assurer que l'entreprise complète le document), contrôle du ménage (document à émarger)
Gestion RH

- Etablissement et affichage du calendrier prévisionnel des absences des salariés
- Enregistrement dans HR4 YOU des absences validées des salariés ; alimentation de l'affichage obligatoire
- Préparation des documents remis aux nouveaux salariés (protocoles, attestations, documents mutuelle et prévoyance...)
- Ouverture des droits d'accès à NEMO pour les nouveaux salariés ou création de nouveau codes
- Suivi des dossiers des salariés et vérification des documents obligatoires
- Demande de visite médicale d'embauche
- Demande de B2 et Fijais au département
- Déclaration des EVP mensuels
- Suivi des attributions des tickets restaurant, déduction faite des repas pris au service ou des repas déjà pris en charge par le service : repas formation ou repas exté