Secrétaire technique bureau d'études

Lannion-Trégor Communauté recherche pour sa Direction eau et assainissement un(e) Coordinateur(trice) administratif(ve) commande Bureau d'études Stations.
Descriptif du profil
Au sein du bureau d'études (BE) Stations de la Direction Eau Assainissement (DEA):
Assurer le lien entre la Commande publique et le BE stations :
- Être à l'initiative des demandes en lien avec les marchés publics avec le conducteur d'opération en copie et y répondre, dans la mesure du possible, en l'absence du conducteur d'opération, en assurer le suivi jusqu'à sa clôture ;
- Mise en place de tableaux de suivi de la passation/exécution des marchés ;
- Organiser la diffusion de l'info au sein du BE (dates de Commission d'Appels d'Offres.)
Assurer le lien avec le service financier de la DEA
- Garantir la complétude de la fiche marché après concertation avec les équipes en charge des subventions, des autorisations environnementales et du budget ;
- Mise en place de tableaux de suivi partagés de l'exécution des marchés (délais, sous-traitants, OS arrêt /reprise, paiement......) jusqu'à leur réception ;
- Préparer avec le responsable du BE et les conducteurs d'opérations la mise à jour des Plans Pluriannuels d'Investissement ;
- Préparer avec les conducteurs d'opérations les différentes étapes budgétaires
Assurer la coordination administrative en appui des conducteurs d'opérations du BE stations :
- Réécriture des process liés à la réalisation des travaux en fonction du type de procédure de commande publique ;
- Aide à la construction des marchés, analyse ;
Participer à des réunions de chantier le cas échéant ;
- Alerter sur les éventuels retards de réalisation et rechercher des solutions avec le conducteur et la Commande Publique (CP) ;
- Garantir le respect des procédures de transmission des documents entre le BE, la CP et le service Finances de la DEA
- Vérifier et garantir la transmission des pièces et la complétude des dossiers de travaux par les conducteurs (échange inspection du travail, CARSAT.)
- Organisation des points périodiques de suivi des marchés avec la CP et le service finances ;
- Aide à la rédaction des accords cadres et marchés subséquents, mise en œuvre des tableaux de suivi ;
- Garantir la cohérence des pièces, rédaction des pièces types ;
- Vérification de la conformité des actes de sous-traitance;
- Mise en signature des EXE auprès de la direction ;
Autres :
- Participer à l'amélioration continue du service ;
- Assurer l'aiguillage des factures et du courrier ;
- Validation du service fait ;
- Assurer la diffusion de l'information ;
- Rédiger les demandes sur l'application de maintenance ;
Prérequis
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Suivi des projets et activités du service (tableaux de bord)
- Sens du travail en équipe, rigueur, précision, capacités d'organisation, autonomie, prise d'initiatives.
- Sens du service public