Secrétaire général / Secrétaire générale

Proch'Emploi Beauvais recherche pour une entreprise locale spécialisée en solutions de chauffage et énergies renouvelables, une secrétaire polyvalente qui assure un rôle central dans l'organisation administrative de la structure. Il/elle est en charge de l'accueil téléphonique, de la gestion des plannings, de la prise de rendez-vous ainsi que de la saisie des documents administratifs et comptables.

Gestion des appels téléphoniques
- Réception et filtrage des appels entrants
- Émission d'appels sortants selon les besoins du service
- Prise de messages et transmission des informations
- Orientation des appels vers les interlocuteurs concernés

Gestion des rendez-vous et des plannings
- Planification et organisation des rendez-vous
- Mise à jour et suivi des plannings (équipes, réunions, interventions, etc.)
- Coordination des disponibilités avec les différents interlocuteurs internes et externes

Tâches administratives courantes
- Rédaction de courriers, notes, comptes rendus simples
- Classement et archivage de documents
- Gestion du courrier entrant et sortant
- Accueil physique des visiteurs (le cas échéant)

Saisie des bons de facturation
- Enregistrement des bons dans le logiciel dédié
- Vérification de la conformité des données saisies
- Transmission des bons au service comptable pour traitement
- Suivi administratif des dossiers de facturation

PROFIL REQUIS
BAC OU EQUIVALENT avec expérience 0-2 ans
BAC+2 - DEUG/DEUST/DUT/BTS avec expérience 0-2 ans
Gestion des priorités et polyvalence
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook.)
Aisance téléphonique et sens du relationnel
Rigueur, organisation et discrétion
Capacité à gérer les priorités et à travailler en autonomie
Permis B - Voiture

CDI (35h/sem : Du lundi au vendredi de 9h à 12h et de 13h à 17h (1 samedi sur 3 travaillé avec le lundi qui suit en jour de repos ))