Secrétaire de direction

Nous recherchons pour la Direction Générale des Services un(e) secrétaire de Direction

Votre mission :
Apporter une aide permanente au DGS en termes de gestion administrative, de communication, d'information, de classement et de suivi de dossiers

Vos activités :
- Réception des appels téléphoniques
- Réception, traitement et diffusion des informations
- Réalisation de travaux de bureautique
- Elaboration du recueil des actes administratifs + registre
- Organisation et planification des réunions
- Transmission des parapheurs
- Traitement informatique des dossiers
- Suivi de la planification des réunions et de l'agenda du Directeur
- Classement et archivage de documents

Compétences requises :
SAVOIR-FAIRE
- Comprendre une demande
- Maitriser Internet, logiciels Word et Excel
- S'exprimer correctement par écrit et oralement
- Rendre compte de son activité
- Recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques
- Distinguer le caractère urgent des informations à transmettre
- Classer et archiver des documents de manière simple et accessible
- Assurer un suivi de l'état d'engagement des activités
- Rechercher et diffuser des informations
- Prendre des notes et mettre en forme des courriers
- Réaliser des documents de type tableau de bord
- Gérer un agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités et des échéances
SAVOIR-ETRE
- Discrétion
- Organisation
- Rigueur
- Qualités relationnelles et rédactionnelles

Conditions d'exercice :
- Horaires variables et pics d'activité en fonction des obligations du service
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Relative autonomie dans l'organisation du travail
- Activités définies et planifiées par le DGS
- Relais d'informations avec les cadres de référence

Rémunération selon le barème de la fonction publique territoriale (Catégorie C Adjoint administratif de 2ème classe à 1ère classe)
Pour postuler, merci de transmettre CV et Lettre de Motivation