Secrétaire de direction

Ville de 33 266 habitants aux portes de Paris, très prochainement desservie par la ligne 11 du métro, Romainville met en œuvre une transformation écologique et sociale ambitieuse et recrute un.e Assistant.e de la Direction générale, rattaché.e à la Direction Générale Adjointe « Ville émancipatrice et solidaire ».

Emploi permanent, à temps complet, ouvert aux fonctionnaires et aux contractuels (cadre d'emplois des rédacteurs territoriaux). Possibilité de devenir fonctionnaire territorial.

Sous l'autorité de la directrice générale adjointe des services en charge du département "Ville émancipatrice et solidaire", vous exercez des fonctions de secrétariat particulier de la directrice générale adjointe des services. Vous lui apportez une aide permanente en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers. Vous assurez l'interface avec les interlocuteurs.trices de la directrice générale adjointe des services.

Vous avez vocation à travailler en interaction avec l'ensemble des services, le cabinet et les secrétariats du Maire et des Elus. Vous travaillez en étroite collaboration avec les assistants.es de la direction générale des services.

A ce titre, et afin d'assurer une continuité de service, vous assurez l'intérim opérationnel des assistants.tes rattachés.ées. aux membres de la direction générale, pour les missions courantes.

Dans le cadre de vos missions de secrétariat de la Direction Générale des services, vous :
- assurez l'accueil physique , téléphonique et par courriel
- fournissez une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes
- gérez un agenda complexe et mouvant
- préparez et planifiez les réunions et déplacements : ordre du jour, compte-rendu, transmission documents de travail, accueil des participants, prise de note lors d'entrevues.
- assurez le suivi du calendrier des principales échéances de l'activité de la direction générale adjointe des services
- rédigez, mettez en forme et valorisation de supports écrits (courriers, notes, documents administratifs et comptes-rendus)
- effectuez le suivi des courriers et des parapheurs
- triez, éliminez ou versement aux archives des documents papiers, électroniques et numériques

Au niveau de l'assistance sur des dossiers thématiques en lien avec les domaines de compétences du Département « ville émancipatrice et solidaire », il s'agit de :
- la construction d'outils de pilotage (tableaux de bord et indicateurs)
- du suivi budgétaire et des projets et activités de la DGA
- la gestion des congés et absences des directeurs
- participer à certains évènements.
Vous aurez comme tâches ponctuelles l'instruction et la pré-instruction de dossiers ponctuels, le support auprès des directions rattachées à la DGA et le suivi des affaires en cours et de dossiers spécifiques.
Vous serez amenés à effectuer des recherches documentaires, veille juridique et presse.

Compétences et qualités requises
- Compétences rédactionnelles et maîtrise de l'orthographe
- Maitrise bureautique (ex Word, publipostage, excel, si possible BO.)
- Classement et archivage
- Connaissances de l'environnement administratif, institutionnel et politique
- Maitrise des techniques de secrétariat et de recherche documentaire
- Diffuser une information, une publication
- Mettre en forme un document, savoir rédiger un acte administratif
- Organiser une réunion
- Prioriser, avoir le sens de l'organisation
- Maîtriser les procédures administratives
- Rigueur, esprit d'initiative et autonomie
- Faire preuve de discrétion
- Réactivité et anticipation
- Diplomatie et courtoisie
- Disponibilité

Rémunération statutaire + régime indemnitaire ; possibilité de prime annuelle et de participation à la mutuelle
Ville adhérente à Plurelya, gestionnaire d'œuvres sociales / 37h30 par semaine + 15 ARTT