informations générales
Guingamp
Au sein d'une agglomération et sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice générale adjointe Territoires et Citoyenneté, et de la
Responsable de la Vie institutionnelle, et en lien étroit avec les élus, le cabinet et l'ensemble des services, vous
jouez un rôle important dans la gestion de la vie institutionnelle et le secrétariat de direction. Vous structurez
et organisez l'activité de l'ensemble des collaborateurs de la direction. Vous veillez au bon déroulement de la
gestion administrative des différentes instances de l'Agglomération :
Apporter un soutien en matière de gestion, de logistique et d'organisation des instances au sein du
service Vie Institutionnelle
Assister et suivre les instances de l'Agglomération (présence aux conseils d'agglomération notamment)
Apporter un appui opérationnel en termes d'organisation, de gestion, d'information, d'accueil, de
classement et de suivi de dossiers pour la Direction Territoires et citoyenneté, et le Directeur général
des services
Vos missions principales sont :
Assurer la préparation des différentes instances et contribuer au respect des échéances, à la qualité
des rapports et des documents produits (Réalisation des dossiers et convocations par courrier ou dématérialisées des élus et membres des
différentes instances - Organisation logistique des instances : organisation des Conseils d'agglomération, des Bureaux, des
conférences des maires, des conférences territoriales - Lien avec les prestataires (traiteur, évènementiel .) - Participer à la bonne tenue administrative des séances (émargement, chevalets.) en soutien à la responsable de la vie institutionnelle - Appui aux élus dans l'utilisation de leurs tablettes et autres outils - Lien avec les communes dans le cadre d'instances délocalisées dans les salles communales
Assurer le suivi des assemblées et le fonctionnement général de l'administration :
(Traitement des délibérations/décisions du Président et des arrêtés de délégation - Télétransmission des actes au contrôle de légalité - Formalisation des comptes - rendus - Tenue des tableaux de bord, documents supports, procédures - Suivi et mise à jour des tableaux de bord et bases de données (ex : suivi de la présence des élus aux instances, répertoires, listes de diffusion.) - En lien avec la mission « relation aux communes » : compléter le CLOUD destiné à être consulté par les SG/DGS de mairies - Piloter et organiser le suivi des défraiements des élus - Appui pour la mise en service et le suivi de l'outil de gestion des actes et des instances : il pourra être proposé de participer à l'amélioration continue de l'utilisation et du fonctionnement des
différents logiciels métiers (mise à jour des circuits de validation du logiciel OXYAD ainsi que les bases de données internes au service, conseil et formation des utilisateurs avec élaboration de guides d'utilisation, organisation et animation de séances de formation à destination des agents .)
Garantir l'information des citoyens, des tiers et des communes :
(Publication des actes sur le site internet (en lien avec la direction de la communication) - Transmission par voie dématérialisée des dossiers de séance - Tenue des registres des actes
Apporter un appui quotidien au directeur général des services et à la direction générale adjointe :
- L'accueil physique et téléphonique
- La gestion du courrier entrant ainsi que le suivi et traitement du courrier transmis en lien avec
coordinateur administratif
- La gestion des agendas, l'organisation de rendez-vous, la coordination des parapheurs et des circuits
de signature internes
- La constitution de dossier, la rédaction de compte rendu de réunions, la relecture et mise en forme
de courriers divers, rédaction de notes, de courriers, de comptes rendus, de relevés de décisions.
à partir de consignes orales et/ou de dossiers
- La gestion du temps de travail du personnel..
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireResponsable de la Vie institutionnelle, et en lien étroit avec les élus, le cabinet et l'ensemble des services, vous
jouez un rôle important dans la gestion de la vie institutionnelle et le secrétariat de direction. Vous structurez
et organisez l'activité de l'ensemble des collaborateurs de la direction. Vous veillez au bon déroulement de la
gestion administrative des différentes instances de l'Agglomération :
Apporter un soutien en matière de gestion, de logistique et d'organisation des instances au sein du
service Vie Institutionnelle
Assister et suivre les instances de l'Agglomération (présence aux conseils d'agglomération notamment)
Apporter un appui opérationnel en termes d'organisation, de gestion, d'information, d'accueil, de
classement et de suivi de dossiers pour la Direction Territoires et citoyenneté, et le Directeur général
des services
Vos missions principales sont :
Assurer la préparation des différentes instances et contribuer au respect des échéances, à la qualité
des rapports et des documents produits (Réalisation des dossiers et convocations par courrier ou dématérialisées des élus et membres des
différentes instances - Organisation logistique des instances : organisation des Conseils d'agglomération, des Bureaux, des
conférences des maires, des conférences territoriales - Lien avec les prestataires (traiteur, évènementiel .) - Participer à la bonne tenue administrative des séances (émargement, chevalets.) en soutien à la responsable de la vie institutionnelle - Appui aux élus dans l'utilisation de leurs tablettes et autres outils - Lien avec les communes dans le cadre d'instances délocalisées dans les salles communales
Assurer le suivi des assemblées et le fonctionnement général de l'administration :
(Traitement des délibérations/décisions du Président et des arrêtés de délégation - Télétransmission des actes au contrôle de légalité - Formalisation des comptes - rendus - Tenue des tableaux de bord, documents supports, procédures - Suivi et mise à jour des tableaux de bord et bases de données (ex : suivi de la présence des élus aux instances, répertoires, listes de diffusion.) - En lien avec la mission « relation aux communes » : compléter le CLOUD destiné à être consulté par les SG/DGS de mairies - Piloter et organiser le suivi des défraiements des élus - Appui pour la mise en service et le suivi de l'outil de gestion des actes et des instances : il pourra être proposé de participer à l'amélioration continue de l'utilisation et du fonctionnement des
différents logiciels métiers (mise à jour des circuits de validation du logiciel OXYAD ainsi que les bases de données internes au service, conseil et formation des utilisateurs avec élaboration de guides d'utilisation, organisation et animation de séances de formation à destination des agents .)
Garantir l'information des citoyens, des tiers et des communes :
(Publication des actes sur le site internet (en lien avec la direction de la communication) - Transmission par voie dématérialisée des dossiers de séance - Tenue des registres des actes
Apporter un appui quotidien au directeur général des services et à la direction générale adjointe :
- L'accueil physique et téléphonique
- La gestion du courrier entrant ainsi que le suivi et traitement du courrier transmis en lien avec
coordinateur administratif
- La gestion des agendas, l'organisation de rendez-vous, la coordination des parapheurs et des circuits
de signature internes
- La constitution de dossier, la rédaction de compte rendu de réunions, la relecture et mise en forme
de courriers divers, rédaction de notes, de courriers, de comptes rendus, de relevés de décisions.
à partir de consignes orales et/ou de dossiers
- La gestion du temps de travail du personnel..
