Secrétaire administratif / administrative

Hospitalisation à Domicile (HAD) de l'Assistance Publique des Hôpitaux de Paris (AP-HP), et plus particulièrement le département Pharmacie-Logistique, recherche un(e) secrétaire (H/F) avec pour mission principale d'assurer le secrétariat de la pharmacie, du Pharmacien chef de service et du département.
CCD de 3 mois sur poste vacant. Poste à pourvoir immédiatement.

Missions liées à l'activité pharmaceutique :
- Assurer une permanence de qualité
- Gérer les fournitures de bureau
- Répondre aux appels et savoir les orienter en tenant compte de l'urgence éventuelle
- Gérer le courrier, e-mail et fax : réception, tri et distribution
- Classer, ranger, diffuser divers documents, revues professionnelles...
- Rédiger, saisir et diffuser des courriers
- Concevoir et réaliser des maquettes (ordonnances types, affiche de bon usage...)
- Gérer les retraits de lots : rédaction et diffusion sous contrôle pharmaceutique
- Gérer les Procès-Verbaux de stupéfiants sous contrôle pharmaceutique
- Saisie de données comptables rétrocession et T2A sur logiciel

Missions qualité et gestion des risques :
- Rédiger des procédures
- Mettre à jour les documents dans la GED
Gestion des plannings
- Organiser les réunions (rédaction des avis de réunions, gestion des salles)
- Planifier des RDV selon l'agenda des pharmaciens

Missions liées à l'activité du service :
- Diffuser des notes et lettres d'information sur l'ensemble des Unités de Soins
- Gérer les courriers du département
- Établissement des dossiers RH

Missions spécifiques :
- Rédiger le rapport d'activité et faire du reporting au CAP
- Rédiger des enquêtes de satisfaction, saisir les réponses et mettre en forme les résultats
- Ponctuellement, la secrétaire de la pharmacie peut être amenée à remplacer une secrétaire du département en cas de nécessité de service

Projet :
- Participer aux projets du département en lien avec le responsable du service

Qualités requises :
- Esprit d'équipe - Rigueur - Autonomie - Polyvalence