Secrétaire administratif / administrative

Les missions principales :
- Secrétariat de la pharmacie
- Gestion administrative des missions d'achats et d'approvisionnements de la pharmacie
Les missions particulières :
Secrétariat :
- Traitements des courriers
- Rédaction de courrier
- Rédaction et publication de notes d'informations
- Archivage
- Accueil téléphonique
- Rédaction de comptes rendus de réunions
Gestion des commandes :
- Saisie des commandes
- Suivi des livraisons
- Suivi des ruptures
- Gestion des litiges de livraisons
Gestion de la relation fournisseurs :
- Création et modification des codes produits dans le logiciel CPAGE
- Création et modification des fournisseurs dans le logiciel CPAGE
- Création et modification des domiciliations bancaires dans le logiciel CPAGE
Gestion des marchés :
- Suivi des marchés GHT et des marchés UNIHA
- Demandes de prix
- Suivi des quantifications
- Création et mise à jour de marchés dans le logiciel CPAGE
- Rattachement des marchés aux codes produits après notification
- Mise à jour du livret du médicament et des dispositifs médicaux
Gestion des factures :
- Contrôles des factures
- Liquidation des factures
- Gestion des litiges de facturation

Savoir-être :
- Sens de l'accueil : savoir adapter sa communication à ses interlocuteurs et faire preuve d'aisance relationnelle
- Esprit d'équipe
- Respect du secret professionnel
- Adaptabilité
- Sens de l'organisation
- Rigueur professionnelle
- Résistance au stress
Savoir-faire :
- Sens de l'analyse
- Aisance rédactionnelle (rédaction de notes, compte-rendu, .),
- Maîtrise de l'outil bureautique (Word, Excel, Power Point, Messagerie électronique et Internet),
- Rigueur et sens de l'organisation
- Gestion des imprévus,
- Capacité d'anticipation
- Capacités à prioriser les tâches
Compétences requises :
- Connaissance du statut de la fonction publique hospitalière
- Connaissance des outils bureautiques
- Techniques de prise de notes
Les logiciels maitrisés :
- Outlook
- Word
- Excel
- Power Point
- BO
- CPAGE
- NEWAC