informations générales
Orsay
La personne recrutée assistera deux chargées de projets et un chargé de coopération internationale dans la gestion de 3 masters conjoints Erasmus Mundus (SERP, LASCALA et QUARMEN) gérés par la Faculté des Sciences d'Orsay.
La personne recrutée travaillera en étroite relation avec les agents du Pôle Relations Internationales de la Faculté des Sciences, les services administratifs de l'Université Paris-Saclay (Service Budget et Finances, Agence Comptable, Divisions des Formations & Scolarité, Direction des Relations Internationales, etc.) ainsi que les coordinateurs scientifiques des projets.
Activités principales de l'agent :
- Assurer le suivi pédagogique des masters Erasmus Mundus :
- Récupérer les notes en interne et auprès des partenaires étrangers, établir la correspondance des notes entre pays partenaires
- Saisir les résultats dans le logiciel Apogée, éditer les relevés de notes et autres documents pédagogiques, établir des traductions si nécessaire
- Participer aux réunions pédagogiques, à l'élaboration des emplois du temps, à la réservation des salles et à l'organisation des examens
- Diffuser des offres de stages, établir les conventions de stages
- Planifier et organiser les soutenances de stage
- Préparer les dossiers d'heures complémentaires de cours
- Assurer le suivi de la gestion financière (préparer et suivre les commandes), organiser les missions des agents de l'université et des partenaires étrangers (prise de billets et réservation d'hôtels)
- Organiser le suivi des candidatures et de la sélection des étudiants (vérification des dossiers, relance)
- Fournir une aide à l'inscription des étudiants internationaux (préinscription, prise de rdv, contrôle des documents)
- Préparer des documents et certificats nécessaires aux démarches administratives des étudiants internationaux (pour les demandes de logement, de visa/permis de séjour)
- Accompagner la mobilité des étudiants internationaux
- Participer à la promotion des masters et à la gestion des réseaux sociaux
- Aider à l'organisation des évènements (conférences et séminaires, remise des diplômes, écoles d'été, évènements culturels)
- Assurer l'assistance logistique et technique du service et des cours
- Répondre aux demandes d'information en interne (services administratifs, étudiants) et en externe (candidats, partenaires)
- Gérer, diffuser et archiver les informations et la documentation relevant de ces activités
Formation : BAC+2 type DUT, BTS
Connaissance, savoir :
- Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur français et européen
- Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)
- Connaissance des outils informatiques et de communication les plus courants
Compétences opérationnelles :
- Avoir une bonne capacité rédactionnelle
- Savoir s'adapter aux évolutions technologiques et organisationnelles
- Savoir gérer les situations d'urgence
- Savoir gérer plusieurs activités en parallèle dans des délais contraints
- Etre capable d'apprendre rapidement
- Savoir s'intégrer dans une structure hiérarchique : informer, rendre compte, alerter, proposer et répondre aux demandes
- Savoir gérer plusieurs dossiers en parallèle
- Savoir appliquer des procédures et des règles
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireLa personne recrutée travaillera en étroite relation avec les agents du Pôle Relations Internationales de la Faculté des Sciences, les services administratifs de l'Université Paris-Saclay (Service Budget et Finances, Agence Comptable, Divisions des Formations & Scolarité, Direction des Relations Internationales, etc.) ainsi que les coordinateurs scientifiques des projets.
Activités principales de l'agent :
- Assurer le suivi pédagogique des masters Erasmus Mundus :
- Récupérer les notes en interne et auprès des partenaires étrangers, établir la correspondance des notes entre pays partenaires
- Saisir les résultats dans le logiciel Apogée, éditer les relevés de notes et autres documents pédagogiques, établir des traductions si nécessaire
- Participer aux réunions pédagogiques, à l'élaboration des emplois du temps, à la réservation des salles et à l'organisation des examens
- Diffuser des offres de stages, établir les conventions de stages
- Planifier et organiser les soutenances de stage
- Préparer les dossiers d'heures complémentaires de cours
- Assurer le suivi de la gestion financière (préparer et suivre les commandes), organiser les missions des agents de l'université et des partenaires étrangers (prise de billets et réservation d'hôtels)
- Organiser le suivi des candidatures et de la sélection des étudiants (vérification des dossiers, relance)
- Fournir une aide à l'inscription des étudiants internationaux (préinscription, prise de rdv, contrôle des documents)
- Préparer des documents et certificats nécessaires aux démarches administratives des étudiants internationaux (pour les demandes de logement, de visa/permis de séjour)
- Accompagner la mobilité des étudiants internationaux
- Participer à la promotion des masters et à la gestion des réseaux sociaux
- Aider à l'organisation des évènements (conférences et séminaires, remise des diplômes, écoles d'été, évènements culturels)
- Assurer l'assistance logistique et technique du service et des cours
- Répondre aux demandes d'information en interne (services administratifs, étudiants) et en externe (candidats, partenaires)
- Gérer, diffuser et archiver les informations et la documentation relevant de ces activités
Formation : BAC+2 type DUT, BTS
Connaissance, savoir :
- Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur français et européen
- Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)
- Connaissance des outils informatiques et de communication les plus courants
Compétences opérationnelles :
- Avoir une bonne capacité rédactionnelle
- Savoir s'adapter aux évolutions technologiques et organisationnelles
- Savoir gérer les situations d'urgence
- Savoir gérer plusieurs activités en parallèle dans des délais contraints
- Etre capable d'apprendre rapidement
- Savoir s'intégrer dans une structure hiérarchique : informer, rendre compte, alerter, proposer et répondre aux demandes
- Savoir gérer plusieurs dossiers en parallèle
- Savoir appliquer des procédures et des règles
