informations générales
Chagny
Assurer la gestion administrative des achats :
o Réceptionner les demandes d'achats des services, les comprendre et affiner le besoin avec les services
o Analyser la solution d'achat et si besoin, proposer des solutions alternatives ou refuser l'achat
o Saisir le bon de commande, gérer le tableau de suivi des commandes et des contrats de maintenance
o Vérifier la conformité entre le bon de livraison, le bon de commande et la facture
o Liquider la facture
o Traiter les rejets de mandat
o Respecter les délais de paiements des factures
o Créer les marchés dans le logiciel métier « CPage », intégrer les pièces marchées et assurer la mise à jour
- Assurer la gestion des marchés publics :
o Prospection fournisseurs/produits-marchés- Définition du juste besoin en lien avec les prescripteurs et les utilisateurs dans son domaine d'activité
o Définition des éléments clés des documents de consultation (critères de choix, définition du juste besoin)
o Rédaction des documents de la consultation et publicité
o Gestion de la consultation et de l'interface avec les candidats (sur les aspects administratifs) et les prescripteurs
o Gestion de l'attribution des marchés en lien avec sa hiérarchie et le prescripteur (préparation des tableaux et analyse des offres, courriers aux non retenus, notification, avis d'attribution.)
o Suivi de l'exécution des marchés en lien avec les utilisateurs, les prescripteurs et les fournisseurs
o Planification des procédures de marchés
- Assurer le suivi budgétaire :
o Suivre les montants engagés et liquidés mensuellement
o Alerter les responsables de comptes sur les consommations et le solde des comptes suivis
o Tenir à jour le tableau du suivi budgétaire des comptes suivis
o Analyser les variations et écarts sur les dépenses
2
- Assurer la gestion des fiches d'investissement :
o Gérer les fiches d'investissement dans l'outil de gestion du patrimoine hospitalier (saisie, modification et suppression)
o Correspondre avec les fournisseurs, en lien si besoin avec le responsable du service
- Assurer le suivi des règlements et des éventuels les litiges avec les fournisseurs
- Assurer des tâches de secrétariat
o Prise des appels téléphoniques et orientations
o Tri ou rédaction des courriers
o Archivage
o Reporting aux responsables (ex : informer les services demandeurs du degré de réalisation de l'achat)
Savoir faire
o Capacité d'organisation et de rigueur
o Aptitudes à utiliser différents logiciels informatiques et à identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Savoir être
o Curiosité professionnelle
o Esprit d'équipe et aptitudes relationnelles
o Autonomie dans l'organisation
o Capacité d'adaptation et d'investissement dans des domaines d'activité différents
o Capacité d'analyse et de discernement
o Discrétion professionnelle, confidentialité et disponibilité
o Sens du service public
Maîtrise des outils bureautiques et informatiques indispensable (ex : Word, Excel, Outlook)
- Connaissance d'applications métiers : logiciel CPage, plateformes d'achats (liste non exhaustive)
- Connaissance de la règlementation en comptabilité publique (ex : M21) et de la commande publique
Travail en binôme dans un bureau unique
- Travail sur écran
- En l'absence du binôme
- Horaires : 4 jours ouvrés par semaine, postes en 7h30 à réaliser entre 08h45 et 17h00
- Temps de déjeuner : 45 mn ; possibilité de commander un repas au service cuisine (contre facturation) ou d'apporter un repas et le chauffer
***candidature avant le 15 mai 2024***
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireo Réceptionner les demandes d'achats des services, les comprendre et affiner le besoin avec les services
o Analyser la solution d'achat et si besoin, proposer des solutions alternatives ou refuser l'achat
o Saisir le bon de commande, gérer le tableau de suivi des commandes et des contrats de maintenance
o Vérifier la conformité entre le bon de livraison, le bon de commande et la facture
o Liquider la facture
o Traiter les rejets de mandat
o Respecter les délais de paiements des factures
o Créer les marchés dans le logiciel métier « CPage », intégrer les pièces marchées et assurer la mise à jour
- Assurer la gestion des marchés publics :
o Prospection fournisseurs/produits-marchés- Définition du juste besoin en lien avec les prescripteurs et les utilisateurs dans son domaine d'activité
o Définition des éléments clés des documents de consultation (critères de choix, définition du juste besoin)
o Rédaction des documents de la consultation et publicité
o Gestion de la consultation et de l'interface avec les candidats (sur les aspects administratifs) et les prescripteurs
o Gestion de l'attribution des marchés en lien avec sa hiérarchie et le prescripteur (préparation des tableaux et analyse des offres, courriers aux non retenus, notification, avis d'attribution.)
o Suivi de l'exécution des marchés en lien avec les utilisateurs, les prescripteurs et les fournisseurs
o Planification des procédures de marchés
- Assurer le suivi budgétaire :
o Suivre les montants engagés et liquidés mensuellement
o Alerter les responsables de comptes sur les consommations et le solde des comptes suivis
o Tenir à jour le tableau du suivi budgétaire des comptes suivis
o Analyser les variations et écarts sur les dépenses
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- Assurer la gestion des fiches d'investissement :
o Gérer les fiches d'investissement dans l'outil de gestion du patrimoine hospitalier (saisie, modification et suppression)
o Correspondre avec les fournisseurs, en lien si besoin avec le responsable du service
- Assurer le suivi des règlements et des éventuels les litiges avec les fournisseurs
- Assurer des tâches de secrétariat
o Prise des appels téléphoniques et orientations
o Tri ou rédaction des courriers
o Archivage
o Reporting aux responsables (ex : informer les services demandeurs du degré de réalisation de l'achat)
Savoir faire
o Capacité d'organisation et de rigueur
o Aptitudes à utiliser différents logiciels informatiques et à identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Savoir être
o Curiosité professionnelle
o Esprit d'équipe et aptitudes relationnelles
o Autonomie dans l'organisation
o Capacité d'adaptation et d'investissement dans des domaines d'activité différents
o Capacité d'analyse et de discernement
o Discrétion professionnelle, confidentialité et disponibilité
o Sens du service public
Maîtrise des outils bureautiques et informatiques indispensable (ex : Word, Excel, Outlook)
- Connaissance d'applications métiers : logiciel CPage, plateformes d'achats (liste non exhaustive)
- Connaissance de la règlementation en comptabilité publique (ex : M21) et de la commande publique
Travail en binôme dans un bureau unique
- Travail sur écran
- En l'absence du binôme
- Horaires : 4 jours ouvrés par semaine, postes en 7h30 à réaliser entre 08h45 et 17h00
- Temps de déjeuner : 45 mn ; possibilité de commander un repas au service cuisine (contre facturation) ou d'apporter un repas et le chauffer
***candidature avant le 15 mai 2024***
