Assistant / Assistante de service juridique

Rattaché.e au service juridique, l'assistant.e apporte principalement un appui sur des activités du service juridique et de la déléguée à la protection des données (DPD) (directement rattachée au secrétaire général) qui veille à la conformité des traitements de données personnelles à la règlementation.
À la demande du Secrétaire général, il.elle assure également des tâches de secrétariat classique du secrétariat général ou d'autres services du secrétariat général.

1) Activités d'assistanat du service juridique :

- Assurer le secrétariat courant (courrier, accueil physique et téléphonique, reprographie, numérisation, parapheurs);
- Mener des recherches juridiques simples (textes, jurisprudence) ;
- Participer à l'alimentation et à la mise à jour de la base de données du SJ et les indicateurs ;
- Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services internes et externes ;
- Organiser des rendez-vous et des réunions, rédiger des comptes-rendus ;
- Suivre l'exécution des dépenses du service ;
- Établir les bons de commande pour le service via un logiciel budgétaire ;
- Saisir les demandes budgétaires du service via un logiciel budgétaire ;
- Gérer les déplacements du service ;
- En lien avec le SRH, pour les agents du SJ, suivre les échéances relatives aux contrats de travail et le plan de formation ;
- Gérer la documentation et organiser l'archivage du service en lien avec l'archiviste de l'établissement ;
- Assurer, le cas échéant, le secrétariat du secrétariat général et de ses services ainsi que la gestion budgétaire (bons de commande et commande budgétaire) sur le centre financier du secrétariat général ;
- Apporter, le cas échéant, un appui à la chargée d'administration et d'aide au pilotage de l'Ined dans l'organisation des réunions des instances de gouvernance de l'Ined (conseil d'administration, comité social d'administration d'établissement) et des élections professionnelles.

2) Activités d'assistanat à la DPD :

- Assister à la constitution des dossiers de formalités ;
- Effectuer des recherches ;
- Aider à la mise à jour du registre ;
- Aider à la mise à jour de la cartographie ;
- Aider à l'élaboration et à la mise en place de procédures ;
- Concevoir des supports (formulaires, présentations) ;
- Rédiger et mettre à jour des pages web (internet/intranet).

Profil recherché

Formation requise de niveau Bac+ 2 assistant-e juridique/assistanat de direction complétée par une expérience significative sur un poste similaire.

Connaissances :

- Connaissance du statut général de la fonction publique
- Connaissances générales en droit public
Compétences opérationnelles :
- Posséder des notions juridiques de base ;
- Savoir appréhender les tâches et les dossiers en adéquation avec les procédures de travail et leur chronologie
- Savoir rendre compte
- Utiliser les techniques de rédaction administratives (maîtrise)
- Utiliser les bases de données et les logiciels de bureautique
- Utiliser les techniques de gestion administrative et de secrétariat (application)
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
- Travailler en équipe

Compétences comportementales

- Discrétion professionnelle
- Sens de l'organisation
- Capacité à hiérarchiser, à établir des priorités
- Autonomie
- Rigueur / Fiabilité
- Sens de la confidentialité, de la discrétion
- Sens de la diplomatie, savoir s'adapter à différents interlocuteurs
- Capacité d'écoute
- Être proactif

DATE DE PRISE DE FONCTION: Dès que possible
DUREE (CDD OU DETACHEMENT): 3 ans ou mobilité interne
REMUNERATION: entre 2111€ brut par mois et 2379€ brut par mois
TEMPS DE TRAVAIL: Temps plein (1 607h/an) - 37h55 /semaine - 32 jours de congé annuel + 10 JRTT
ACTIVITES TELETRAVAILLABLES: 2 jours maximum/semaine
LOCALISATION: Campus Condorcet AUBERVILLIERS (métro 12)
AVANTAGES: RIE, CE, cadre verdoyant - campus moderne