Assistant / Assistante de service formation

Nous recherchons notre futur/future Gestionnaire des alternants ! Sous l'autorité directe de la Responsable du service de scolarité. Le ou la gestionnaire apporte son appui dans les activités d'information aux étudiants, de gestion administrative et financière des formations qui lui sont confiées.

Rejoignez-nous au sein d'Université Côte d'Azur, reconnue depuis 2016 pour son excellence scientifique et pédagogique, pour créer ensemble le modèle de l'université du 21ème siècle responsable et innovante.

Activités administratives:
- Vous serez en charge de suivre la campagne de recrutements des étudiants en contrat d'apprentissage
- Vous traiterez les dossiers de candidatures
- Vous préparerez les PV de jury des commissions de candidature (e-candidat)
- Vous gérerez le suivi administratif des alternants
- Vous serez en charge de l'élaboration de l'emploi du temps et du suivi des émargements des étudiants (gestion des absences, attestations de présence)
- Vous serez chargé/chargée de la préparation du planning des soutenances
- Vous suivrez le montage des contrats d'apprentissages et de professionnalisation sur la plateforme CACTUS
- Vous viendrez en aide à la préparation du dossier de norme certification qualité QUALIOPI
- Vous validerez avec le coordonnateur l'adéquation des missions d'alternance avec le diplôme
- Vous assurerez l'exécution financière des formations
- Vous réaliserez les relances des différents documents pour mise en facturation et réaliserez des achats de matériels et ordre de mission
- Vous serez en charge de mettre à la base de données ainsi que les tableaux de suivi d'activité (gestion financière) et de budget prévisionnel.
- Vous serez en charge de gérer les intervenants extérieurs
- Vous serez chargé/chargée de gérer les fiches de poste et leur validation
- Vous serez chargé/chargée de faire la saisie des états prévisionnels et la mise en liquidation des heures dans le logiciel OSE
- Vous pratiquerez une veille commerciale concernant les offres à pourvoir en alternance
- Vous préparerez le conseil de perfectionnement et rédigerez son compte-rendu en conformité avec la norme de certification qualité « QUALIOPI »
Accueil et information:
- Vous serez en charge d'accueillir et d'informer les différents publics sur l'offre de formations et les différents dispositifs
- Vous accompagnerez les candidats dans leur démarche de candidature
- Vous gérerez les relations avec les entreprises et les organismes financeurs (demandes de financement)

Déplacements à prévoir sur Sophia Antipolis 2 fois par mois, voiture de service à disposition.


Ce poste est fait pour vous si :

Vous possédez :
- Une bonne connaissance sur l'organisation générale et le fonctionnement d'un Etablissement d'enseignement supérieur
- Une bonne connaissance des méthodes et outils d'aide à l'orientation
- Une bonne expression orale et écrite
- Une bonne maîtrise de la langue anglaise : A2 à B1

Vous êtes en capacité de :
- Gérer votre activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Maîtriser les outils de bureautique Pack Office (Word, Excel, PowerPoint)
- Rédiger des documents simples d'information et de communication
- Pouvoir accueillir les populations concernées
- Planifier votre activité et respecter les délais

Rémunération et avantages sociaux :

- Rémunération contractuels (hors variables) : à partir de 1538,46€ nets avant impôts
- Congés : 45 jours de congés annuels
- Télétravail : 2 jours/semaine
- Prise en charge partielle des frais de transport domicile-travail
- Prise en charge partielle des frais de mutuelle
- Accès aux restaurants et cafétérias du CROUS avec tarif privilégié
- Billetterie loisirs et sorties à tarifs préférentiels