informations générales
Guingamp
BGE Bretagne est un organisme de formation et d'accompagnement (premier réseau d'accompagnement en France) dédié aux entrepreneurs en devenir ou déjà installés (32 implantations en Bretagne).
BGE Bretagne est une Association régionale à taille humaine (64 salariés), dynamique et conviviale, qui réalise une croissance continue sur le développement de ses actions de formation. Afin de soutenir ce développement, nous recrutons un(e) assistant(e) formation en CDI.
L'assistant(e) de formation contribuera à la production et au développement de l'activité.
Vous serez en charge d'une part, de l'accueil et de l'orientation des clients et prospects, de leur inscription aux sessions de formation, en support des commerciaux. D'autre part, vous assurerez la programmation des actions de formation sur les agendas des conseillers-formateurs.
La fonction d'assistant(e) de formation comprend trois missions principales. Eu égard au développement de nos offres de services, les missions proposées pourront être amenées à évoluer.
1/ Accueil
- Accueil physique et téléphonique (plusieurs lignes) des entrepreneurs en devenir ou déjà installés
- Orientation des clients ou prospects vers les équipes commerciales en fonction de leurs demandes
- Traitement des messages téléphoniques et courriels
- Promotion de l'offre de service
- Présentation des modalités de dispense des formations et accompagnements (à distance, en présentiel, hybride)
2/ Suivi des dossiers
- Constitution des dossiers de formation, établissement d'un calendrier de formation
- Appui des publics à la constitution des dossiers de financement
- Mise en œuvre des co-financements appropriés (demande de financement,...)
- Coordination des communications internes et externes relatives aux actions de formations
- Etablissement des devis et conventions dans les SI internes et externes
- Gestion des dossiers stagiaires et de leur conformité,
- Montage des dossiers de formation (devis, contrats de formation professionnelle, conventions de formation professionnelles, demandes de prise en charge.)
- Prise en charge de l'ensemble de la gestion administrative des dossiers jusqu'à l'archivage numérique (déclaration des entrées et sorties de formation, du service fait, contrôle des émargements, édition des attestations de formation.)
- Assurer le reporting des formations et accompagnement dans les différents applicatifs
- Tenir des registres de formation (par ex., listes d'apprenants, calendriers, fiches de présence)
- En cas de pièces manquantes, relance des interlocuteurs en vue d'une régularisation des dossiers
- Maintenir une base de données clients / stagiaires à jour
- Participer à la diffusion et à l'exploitation des enquêtes de satisfaction
3/ Programmation
- Planification de sessions individuelles et collectives
- Saisie des calendriers de formation
- Mise à jour des formations et sessions sur les applicatifs (Kairos, Gref Bretagne, EDOF.)
- Assurer la logistique des formations individuelles et collectives (inscriptions, convocations, réservation des salles de formation, planification des formateurs et/ou intervenants, préparation et édition des documents administratifs.),
Missions secondaires : suivi administratif de marchés publics et conventions régionales, départementales et locales.
De formation Bac+2, vous justifiez d'une expérience sur un poste similaire au sein d'un organisme de formation et / ou d'un OPCO.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireBGE Bretagne est une Association régionale à taille humaine (64 salariés), dynamique et conviviale, qui réalise une croissance continue sur le développement de ses actions de formation. Afin de soutenir ce développement, nous recrutons un(e) assistant(e) formation en CDI.
L'assistant(e) de formation contribuera à la production et au développement de l'activité.
Vous serez en charge d'une part, de l'accueil et de l'orientation des clients et prospects, de leur inscription aux sessions de formation, en support des commerciaux. D'autre part, vous assurerez la programmation des actions de formation sur les agendas des conseillers-formateurs.
La fonction d'assistant(e) de formation comprend trois missions principales. Eu égard au développement de nos offres de services, les missions proposées pourront être amenées à évoluer.
1/ Accueil
- Accueil physique et téléphonique (plusieurs lignes) des entrepreneurs en devenir ou déjà installés
- Orientation des clients ou prospects vers les équipes commerciales en fonction de leurs demandes
- Traitement des messages téléphoniques et courriels
- Promotion de l'offre de service
- Présentation des modalités de dispense des formations et accompagnements (à distance, en présentiel, hybride)
2/ Suivi des dossiers
- Constitution des dossiers de formation, établissement d'un calendrier de formation
- Appui des publics à la constitution des dossiers de financement
- Mise en œuvre des co-financements appropriés (demande de financement,...)
- Coordination des communications internes et externes relatives aux actions de formations
- Etablissement des devis et conventions dans les SI internes et externes
- Gestion des dossiers stagiaires et de leur conformité,
- Montage des dossiers de formation (devis, contrats de formation professionnelle, conventions de formation professionnelles, demandes de prise en charge.)
- Prise en charge de l'ensemble de la gestion administrative des dossiers jusqu'à l'archivage numérique (déclaration des entrées et sorties de formation, du service fait, contrôle des émargements, édition des attestations de formation.)
- Assurer le reporting des formations et accompagnement dans les différents applicatifs
- Tenir des registres de formation (par ex., listes d'apprenants, calendriers, fiches de présence)
- En cas de pièces manquantes, relance des interlocuteurs en vue d'une régularisation des dossiers
- Maintenir une base de données clients / stagiaires à jour
- Participer à la diffusion et à l'exploitation des enquêtes de satisfaction
3/ Programmation
- Planification de sessions individuelles et collectives
- Saisie des calendriers de formation
- Mise à jour des formations et sessions sur les applicatifs (Kairos, Gref Bretagne, EDOF.)
- Assurer la logistique des formations individuelles et collectives (inscriptions, convocations, réservation des salles de formation, planification des formateurs et/ou intervenants, préparation et édition des documents administratifs.),
Missions secondaires : suivi administratif de marchés publics et conventions régionales, départementales et locales.
De formation Bac+2, vous justifiez d'une expérience sur un poste similaire au sein d'un organisme de formation et / ou d'un OPCO.
