informations générales
Aubervilliers
Dans le cadre d'un départ à la retraite, nous recherchons activement un(e) Assistant(e) administrative pour rejoindre notre équipe. Vous travaillerez au sein du pôle secrétariat général et assisterez le/la responsable du pôle dans ses missions et vous serez une aide précieuse pour toute l'équipe composée de 12 salariés permanents, dont 9 sur notre site d'Aubervilliers. Une connaissance de la suite Adobe serait un plus.
Vos missions :
Activité 1 : Gestion administrative et Secrétariat
Rédiger, saisir et mettre en forme les documents
Photocopier, diffuser, archiver et classer les dossiers
Rédiger des courriers et/ou courriels
Optimiser la gestion de rendez-vous, réunions et déplacements
Préparer et organiser les réunions/commissions
Rédiger les comptes rendus des réunions/commissions
Effectuer les tâches administratives et de gestion pour les membres du Bureau le Directeur
Activité 2 : Assistanat comptable
télécharger ou scanner et classer les factures
Assurer la gestion des remises de chèques, des chèques vacances et des CV-Connect
Activité 3 : Accueil
Réceptionner et gérer les appels téléphoniques
Accueillir, renseigner et traiter les demandes
Activité 4 : Traitement du courrier
Effectuer l'enregistrement, le suivi et l'expédition du courrier postal
Réceptionner et gérer le courrier électronique : gérer les messages depuis la boîte mail générique, les traiter ou les transférer aux pôles concernés
Activité 5 : Assistanat de gestion
Traiter les abonnements/achats de documentation
Assurer la gestion du stock, centraliser les besoins et effectuer les commandes de fournitures de bureau
Assumer le traitement administratif des contrats des prestataires
Aider à la gestion des événements internes (Fête à St Sozy, rencontre sportive nationale annuelle, formation, séminaire, )
Compléter, envoyer et classer les soldes de tout compte des salariés non permanents
Mettre à jour le registre unique du personnel des salariés permanents et non permanents des deux établissements
Activité 6 : Communication interne et externe
Réceptionner, centraliser et exploiter les éléments du catalogue de chaque pôle
Créer et élaborer la maquette du catalogue du CSEC de A à Z dans toutes les versions dédiés à chaque CSE adhérent
Relire, corriger et mettre en forme les éléments du catalogue
Actualiser et mettre à jour les éléments du site Internet du CSEC ainsi que les fiches séjours du pôle familles
Élaborer des documents et/ou présentations de communication interne et externe (ex : Newsletter)
Divers :
Vous participerez à l'encadrement des enfants et adolescents lors des départs et retours de colonies de vacances que nous organisons.
Vous pourrez être amenée à participer aux événements organisés par le CSEC y compris en province.
Exigences :
- Maîtrise de l'orthographe, des outils bureautiques et notamment de Google Chrome souhaitée. Maîtrise de l'environnement Apple (MAC) et de la suite Adobe serait un vrai plus.
CDI de 35h par semaine. Possibilité de télétravail 1 à 2 jour par semaine (1 jour maximum pendant la période d'essai). Travail du lundi au vendredi (sauf voir point divers).
Congés d'été hors août.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireVos missions :
Activité 1 : Gestion administrative et Secrétariat
Rédiger, saisir et mettre en forme les documents
Photocopier, diffuser, archiver et classer les dossiers
Rédiger des courriers et/ou courriels
Optimiser la gestion de rendez-vous, réunions et déplacements
Préparer et organiser les réunions/commissions
Rédiger les comptes rendus des réunions/commissions
Effectuer les tâches administratives et de gestion pour les membres du Bureau le Directeur
Activité 2 : Assistanat comptable
télécharger ou scanner et classer les factures
Assurer la gestion des remises de chèques, des chèques vacances et des CV-Connect
Activité 3 : Accueil
Réceptionner et gérer les appels téléphoniques
Accueillir, renseigner et traiter les demandes
Activité 4 : Traitement du courrier
Effectuer l'enregistrement, le suivi et l'expédition du courrier postal
Réceptionner et gérer le courrier électronique : gérer les messages depuis la boîte mail générique, les traiter ou les transférer aux pôles concernés
Activité 5 : Assistanat de gestion
Traiter les abonnements/achats de documentation
Assurer la gestion du stock, centraliser les besoins et effectuer les commandes de fournitures de bureau
Assumer le traitement administratif des contrats des prestataires
Aider à la gestion des événements internes (Fête à St Sozy, rencontre sportive nationale annuelle, formation, séminaire, )
Compléter, envoyer et classer les soldes de tout compte des salariés non permanents
Mettre à jour le registre unique du personnel des salariés permanents et non permanents des deux établissements
Activité 6 : Communication interne et externe
Réceptionner, centraliser et exploiter les éléments du catalogue de chaque pôle
Créer et élaborer la maquette du catalogue du CSEC de A à Z dans toutes les versions dédiés à chaque CSE adhérent
Relire, corriger et mettre en forme les éléments du catalogue
Actualiser et mettre à jour les éléments du site Internet du CSEC ainsi que les fiches séjours du pôle familles
Élaborer des documents et/ou présentations de communication interne et externe (ex : Newsletter)
Divers :
Vous participerez à l'encadrement des enfants et adolescents lors des départs et retours de colonies de vacances que nous organisons.
Vous pourrez être amenée à participer aux événements organisés par le CSEC y compris en province.
Exigences :
- Maîtrise de l'orthographe, des outils bureautiques et notamment de Google Chrome souhaitée. Maîtrise de l'environnement Apple (MAC) et de la suite Adobe serait un vrai plus.
CDI de 35h par semaine. Possibilité de télétravail 1 à 2 jour par semaine (1 jour maximum pendant la période d'essai). Travail du lundi au vendredi (sauf voir point divers).
Congés d'été hors août.
