Assistant / Assistante de direction

Nous recherchons pour les Services Techniques un(e) Assistant(e) de Direction
Votre mission :
Suivi et aide dans les marchés publics et du budget des Services Techniques.
Gestion des astreintes, gestion du personnel d'accueil, polyvalence en secrétariat, gestion des TIG, gestion des chiffrages de dossiers contentieux et FTU
Vos activités : Gestion des astreintes :
- Etablissement du planning annuel
- Suivi des stocks et du matériel nécessaire à l'astreinte
- Etablissement de tableau de bord d'interventions réalisées avec les chefs d'astreinte
- Réalisation du bilan annuel
- Envoi des éléments paye en RH
- Gestion des cahiers des charges et planification des interventions éventuelles à réaliser par l'astreinte (plot, béton ...)
- Suivi du budget astreinte
- Gestion des clés
- Mise à jour de la valise d'astreinte
- Réalisation de mail et demande d'interventions suite à intervention d'astreinte
Suivi des Marchés Publics des Services Techniques :
- Mise en page des pièces de marchés
- Rédaction de rapport d'analyses
- Rédaction de marchés publics
- Relance des services pour les marchés arrivant à échéance
- Enregistrer des OS et EXE dans la base commune du service Marchés Publics et dans la base interne des Services Techniques
Remplacement de la secrétaire voirie :
- Gestion des DODP, des DT-DICT, des ATU
- Gestion des demandes d'intervention CAHC
- Gestion des emplacements PMR
- Gestion des courriers aux riverains/commerçants pour travaux, arrêtés municipaux pour manifestations ou travaux
- Polyvalence secrétariat pour les Services Techniques
Référent des dossiers TIG :
- Affectation des personnes dans les servies
- Suivi des dossiers
- Gestion d'un tableau de bord
- Administrateur suppléant sur le logiciel MAINTI 4
Référent des dossiers contentieux :
- Chiffrage réalisé avec intervention astreinte et/ou réparation en journée par les services suite à des accidents
Gestion de la comptabilité des Services Techniques :
- Investissement, fonctionnement
- Suivi des pré-bons et bons
- Envoi aux sociétés ou agents référents
- Suivi des commandes et livraison
- Facturation, suivi budgétaire
- Gestion et centralisation des documents RH des Services Techniques
- Suivi et tableau de bord des dossiers FTU
Compétences requises :
- Recevoir, filtrer et orienter des appels téléphoniques
- Accueillir des usagers
- Identifier une demande, l'analyser et la formaliser
- S'exprimer correctement par écrit et oralement
- Maitriser Internet, Outlook, les logiciels Word, Excel, SOGELINK DT-DICT (logiciel voirie), MAINTI4
- Connaissance en marchés publics et finances publiques
- Prendre des notes et mettre en forme des courriers, notes, rapports, compte-rendu de réunions internes
- Réaliser et utiliser des documents de type tableau de bord
- Rendre compte de son activité
- Distinguer le caractère urgent des informations à transmettre
- Rechercher et diffuser des informations
- Dématérialisation et classement de divers documents administratifs et financiers
- Classer et archiver des documents de manière simple et accessible
- Respecter les délais de transmission de documents
Conditions d'exercice :
- Travail en binôme
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Contact direct et communication permanente avec les usagers, les entreprises et le service marchés publics

Rémunération selon le barème de la fonction publique territoriale (Catégorie C Adjoint administratif)
Pour postuler, merci de transmettre CV et Lettre de Motivation