informations générales
Orsay
Mission du service / positionnement hiérarchique :
L'UMR CNRS 8612 a pour objectif principal de concevoir de nouveaux systèmes pharmaceutiques pour la délivrance contrôlée et l'administration des médicaments. Elle développe particulièrement des nanomédicaments et des méthodes de diagnostic.
L'agent sera placé sous l'autorité hiérarchique de la Directrice d'Unité, l'agent travaillera également en étroite collaboration avec le service administratif
Missions principales de l'agent :
- Secrétariat de la directrice et vice-directeur
- Gestion de l'agenda et des déplacements de la directrice
- Gestion et traitement du courrier de l'Unité (arrivée, départ)
- Accueil et orientation des visiteurs et personnels de l'Unité, gestion des accès au laboratoire
- Organiser la communication relative aux procédures de gestion des ressources humaines (recrutements, mobilité, concours, avancements, retraites, formation )
- Communication et diffusion de l'information en interne et externe
- Participation aux conseils de Laboratoire, rédaction et diffusion des compte-rendu
- Responsable de l'organisation et de la logistique des réunions, séminaires, journées de l'unité
- Création, organisation et alimentation de bases de données internes à l'unité (excel, access, google drive )
- Veille sur les appels d'offres et information émanant des tutelles CNRS et Université Paris Saclay
- Accompagner la gestion et actualisation du site WEB de l'Unité
- Gestion du classement et de l'archivage des pièces administratives (attestations, certificats administratifs, compte rendus de réunions, bilans, procès-verbaux )
- Coordination, élaboration et rédaction du rapport annuel d'activité de l'Unité
- Rédaction des annexes de la demande d'évaluation de l'unité pour l'HCERES
Connaissance, savoir :
- Connaissance générale sur l'organisation, le fonctionnement et les circuits de décision de l'Unité, de l'Université Paris-Saclay et du CNRS et ses instituts
- Connaissance générale des techniques de secrétariat et de gestion administrative
- Connaissance générale des outils de communication actuels
Née de la volonté conjuguée d'universités, de grandes écoles et d'organismes de recherche, l'Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe recherche et innovation, et s'exprime en sciences fondamentales et appliquées pour répondre aux enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l'Université est au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle, et propose aussi des formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris, l'Université bénéficie d'une position géographique favorisant sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques.
- De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l'Université Paris-Saclay.
- Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
- Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
- Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.
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L'agent sera placé sous l'autorité hiérarchique de la Directrice d'Unité, l'agent travaillera également en étroite collaboration avec le service administratif
Missions principales de l'agent :
- Secrétariat de la directrice et vice-directeur
- Gestion de l'agenda et des déplacements de la directrice
- Gestion et traitement du courrier de l'Unité (arrivée, départ)
- Accueil et orientation des visiteurs et personnels de l'Unité, gestion des accès au laboratoire
- Organiser la communication relative aux procédures de gestion des ressources humaines (recrutements, mobilité, concours, avancements, retraites, formation )
- Communication et diffusion de l'information en interne et externe
- Participation aux conseils de Laboratoire, rédaction et diffusion des compte-rendu
- Responsable de l'organisation et de la logistique des réunions, séminaires, journées de l'unité
- Création, organisation et alimentation de bases de données internes à l'unité (excel, access, google drive )
- Veille sur les appels d'offres et information émanant des tutelles CNRS et Université Paris Saclay
- Accompagner la gestion et actualisation du site WEB de l'Unité
- Gestion du classement et de l'archivage des pièces administratives (attestations, certificats administratifs, compte rendus de réunions, bilans, procès-verbaux )
- Coordination, élaboration et rédaction du rapport annuel d'activité de l'Unité
- Rédaction des annexes de la demande d'évaluation de l'unité pour l'HCERES
Connaissance, savoir :
- Connaissance générale sur l'organisation, le fonctionnement et les circuits de décision de l'Unité, de l'Université Paris-Saclay et du CNRS et ses instituts
- Connaissance générale des techniques de secrétariat et de gestion administrative
- Connaissance générale des outils de communication actuels
Née de la volonté conjuguée d'universités, de grandes écoles et d'organismes de recherche, l'Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe recherche et innovation, et s'exprime en sciences fondamentales et appliquées pour répondre aux enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l'Université est au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle, et propose aussi des formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris, l'Université bénéficie d'une position géographique favorisant sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques.
- De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l'Université Paris-Saclay.
- Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
- Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
- Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.
