Assistant / Assistante de direction

Nous recherchons notre futur/future Assistant/Assistante du Directeur de l'IUT Nice Côte d'Azur ! Collaborateur/Collaboratrice du Directeur de l'IUT, l'agent/l'agente l'assiste dans l'organisation et la coordination de ses activités. Il ou elle assure l'interface entre la direction et les interlocuteurs/interlocutrices internes et externes. Il ou elle assiste également le Directeur Administratif/ la directrice administrative de l'IUT en étroite collaboration avec son secrétariat.

Rejoignez-nous au sein d'Université Côte d'Azur, reconnue depuis 2016 pour son excellence scientifique et pédagogique, pour créer ensemble le modèle de l'université du 21ème siècle responsable et innovante.

Vos missions :

- Vous serez en charge de filtrer et transmettre les messages téléphoniques ainsi que les courriels
- Vous assisterez le directeur dans la gestion des urgences
- Vous organiserez et planifier les réunions
- Vous rédiger les courriers courants
- Vous assurerez les relations du secrétariat général avec les services et départements de l'IUT et diffuserez des informations internes et externes
- Vous serez chargé/chargée de recueillir des informations, des éléments de réponse, des documents nécessaires à la constitution de dossiers, d'enquêtes, et mettre en forme les données après avoir procédé à certaines vérifications
- Vous gérerez la mise en place des conventions d'occupation des locaux avec les partenaires
- Vous assurerez la gestion et la mise en place des partenariats & partenariats privilégiés
- Vous effectuerez les réservations nécessaires aux déplacements des missions de la Direction
- Vous assurerez le suivi administratif de clôture des missions
- Vous organiserez les évènements définis par la direction

Organisation des élections :
- Vous organiserez les élections des membres du Conseil des Etudes et de la Recherche en TEChnologie (CERTEC), du Directeur de l'IUT ;
- Vous participerez à l'organisation des membres du CINST : enseignants/enseignantes, BIATSS, usagers ;
- Vous participerez à l'organisation des élections des Conseils d'Université (CA, CFVU, CR) pour les 5 sites de l'IUT

Préparations des Conseils et Commissions :
- CDIR, CERTEC, CINST : vous préparerez les ordres du jour (envoyer les convocations, préparer les documents et les diffuser)
- Vous participerez à l'organisation des conseils en collaboration avec l'autre assistant/assistante de la direction
- Vous viendrez en soutien à l'organisation des commissions BIATSS

Gestion matérielle et financière :
- Vous gérerez les cartes magnétiques, les clés d'accès aux ascenseurs et les télécommandes d'accès aux parkings
- Vous serez en charge de suivre et contrôler la gestion des associations d'étudiants/étudiantes
- Vous serez en charge de suivre et contrôler les commandes traiteurs en lien avec les réunions

Ce poste est fait pour vous si :

Vous êtes en capacité de :
- Planifier votre activité et travailler en équipe
- Faire preuve de discrétion en lien avec la confidentialité des informations et données traitées au sein de la direction
- Faire preuve d'anticipation
- Pouvoir utiliser les logiciels de gestion du domaines, les logiciels bureautique courant et internet
- Vous connaissez les techniques de secrétariat et de gestion administrative
- Vous savez informer et rendre compte
- Vous connaissez l'organisation générale et le fonctionnement d'une université et plus globalement de l'enseignement supérieur et connaître les circuits et procédures administratives en vigueur dans l'établissement

Rémunération contractuels (hors variables) : 1538,46 € nets avant impôt
Congés : 45 jours de congés annuels
Télétravail : 2 jours/semaine
Prise en charge partielle des frais de transport domicile-travail
Prise en charge partielle des frais de mutuelle
Accès aux restaurants et cafétérias du CROUS avec tarif privilégié