Assistant / Assistante de direction

Sous l'autorité de la directrice de cabinet, l'assistant(e) assure l'ensemble des tâches administratives liées au
fonctionnement du secrétariat de la présidence et à la gestion du budget de la présidence. Au sein de l'équipe
présidentielle (Présidente, VP et chargés de mission, membres du cabinet), l'assistant (e) de direction assure
l'accueil du cabinet de la présidence, se faisant, elle participe à la représentation de la présidence. Il/elle a en
charge la gestion de l'agenda de la présidente et veille, en lien étroit avec le secrétariat de la Direction
générale des services, à la bonne présentation des documents sensibles et stratégiques.
Accueil
- Accueil physique et téléphonique au secrétariat de la présidence
- Réception, commandes de traiteurs en lien avec le (la) collègue chargé(e) de la régie, mise en place, gestion
logistique
Gestion administrative
- Gestion de l'agenda de la présidente en lien avec le (la) chef(fe) de cabinet et soutien sur le suivi de l'agenda
des vice-présidents
- Rédaction, mise en forme, enregistrement et suivi des courriers partant de la présidence
- Organisation de réunions et d'événements spécifiques (Palmes académiques, Doctorat honoris causa, réceptions)- Préparation des documents à la signature de la Présidente
- Gestion du courrier de la présidence sous toutes ses formes -mails, courriers papiers
- Préparation et diffusions des documents et dossiers nécessaires à l'activité de la présidence
- Gestion et réservation des salles de réunion
- Gestion des fournitures du cabinet de la présidence (état du stock, commandes)
- Gestion en autonomie de certains dossiers administratifs
Gestion financière
- Suivi du budget de la présidence (suivi de l'état des dépenses, engagements, attestation du service fait) en
collaboration
- Organisation et suivi des déplacements de l'équipe présidentielle (réservation, ordre de mission)
COMPÉTENCES ET APTITUDES PROFESSIONNELLES
Connaissance de l'environnement universitaire et de son fonctionnement
Maîtrise de l'outil informatique et des technologies de la communication (messagerie internet, pack office,
mailing etc.)
Qualités rédactionnelles
Sens du travail en équipe
Rigueur et discrétion professionnelle
Esprit d'initiative et bon relationnel
Dynamisme, réactivité et capacité d'anticipation
Disponibilité
Loyauté
Aptitude à l'organisation et à la coordination Capacité à hiérarchiser les priorités et les urgences