informations générales
Villeneuve-d'Ascq
Mission confiée
Rattaché(e) hiérarchiquement à la Secrétaire Générale du Centre Inria de l'Université de Lille et fonctionnellement au(x) responsable(s) des services dont elle/il a la charge, l'assistant(e) apportera un support administratif au(x) responsables et aux membres des services. Elle/Il participera aux activités du/des services qui lui seront attribués en leur apportant son concours en matière organisationnelle et en veillant à la bonne application des règles budgétaires, financières et administratives. En fonction du contexte, de l'environnement et de l'organisation du travail, elle/il pourra être amené(e) à prendre en charge une ou plusieurs activités spécifiques au(x) service(s). Le portefeuille de services de l'assistant(e) est appelé à évoluer dans le temps, en fonction des contraintes organisationnelles. Elle/il contribuera aux actions et à la continuité de service, de manière fluide, au sein du collectif des assistant(e)s de services du centre (4 assistant-e-s de services).
Principales activités
- Assistanat administratif
- Gestion financière et budgétaire
- Organisation et fonctionnement des services
- Communication
Compétences
Savoir:
- Avoir une connaissance de base des procédures administratives et de la réglementation de la fonction publique
- Avoir une connaissance de base sur l'environnement de la recherche
- Connaître les grands principes de gestion budgétaire et financière
- En trajectoire : langue anglaise niveau A1 à A2 (CECRL)
Savoir-faire:
- Maîtriser les outils de bureautique et informatique (Pack Office, internet, intranet, messagerie)
- Maîtriser les techniques d'assistanat administratif
- Savoir appliquer les procédures administratives
- Savoir s'organiser en fonction des priorités de sa hiérarchie / des services
- Savoir planifier simultanément, organiser et assurer le suivi des dossiers
- Savoir prendre des notes et rédiger des comptes rendus
- Savoir mettre en oeuvre les techniques de reporting
- Savoir suivre et exploiter des tableaux de bord
Savoir-être:
- Être disponible et à l'écoute
- Être autonome (faire preuve d'initiative, avoir le sens des responsabilités)
- Savoir travailler en équipe et en réseau
- Être rigoureux(se)
- Savoir respecter la confidentialité
- Avoir le sens du service
- Avoir l'esprit d'équipe
- Faire preuve d'un bon relationnel, avoir le sens de l'accueil
Avantages
- Restauration subventionnée
- Transports publics remboursés partiellement
- Congés: 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (base temps plein) + possibilité d'autorisations d'absence exceptionnelle (ex : enfants malades, déménagement)
- Possibilité de télétravail et aménagement du temps de travail
- Équipements professionnels à disposition (visioconférence, prêts de matériels informatiques, etc.)
- Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria)
- Accès à la formation professionnelle
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireRattaché(e) hiérarchiquement à la Secrétaire Générale du Centre Inria de l'Université de Lille et fonctionnellement au(x) responsable(s) des services dont elle/il a la charge, l'assistant(e) apportera un support administratif au(x) responsables et aux membres des services. Elle/Il participera aux activités du/des services qui lui seront attribués en leur apportant son concours en matière organisationnelle et en veillant à la bonne application des règles budgétaires, financières et administratives. En fonction du contexte, de l'environnement et de l'organisation du travail, elle/il pourra être amené(e) à prendre en charge une ou plusieurs activités spécifiques au(x) service(s). Le portefeuille de services de l'assistant(e) est appelé à évoluer dans le temps, en fonction des contraintes organisationnelles. Elle/il contribuera aux actions et à la continuité de service, de manière fluide, au sein du collectif des assistant(e)s de services du centre (4 assistant-e-s de services).
Principales activités
- Assistanat administratif
- Gestion financière et budgétaire
- Organisation et fonctionnement des services
- Communication
Compétences
Savoir:
- Avoir une connaissance de base des procédures administratives et de la réglementation de la fonction publique
- Avoir une connaissance de base sur l'environnement de la recherche
- Connaître les grands principes de gestion budgétaire et financière
- En trajectoire : langue anglaise niveau A1 à A2 (CECRL)
Savoir-faire:
- Maîtriser les outils de bureautique et informatique (Pack Office, internet, intranet, messagerie)
- Maîtriser les techniques d'assistanat administratif
- Savoir appliquer les procédures administratives
- Savoir s'organiser en fonction des priorités de sa hiérarchie / des services
- Savoir planifier simultanément, organiser et assurer le suivi des dossiers
- Savoir prendre des notes et rédiger des comptes rendus
- Savoir mettre en oeuvre les techniques de reporting
- Savoir suivre et exploiter des tableaux de bord
Savoir-être:
- Être disponible et à l'écoute
- Être autonome (faire preuve d'initiative, avoir le sens des responsabilités)
- Savoir travailler en équipe et en réseau
- Être rigoureux(se)
- Savoir respecter la confidentialité
- Avoir le sens du service
- Avoir l'esprit d'équipe
- Faire preuve d'un bon relationnel, avoir le sens de l'accueil
Avantages
- Restauration subventionnée
- Transports publics remboursés partiellement
- Congés: 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (base temps plein) + possibilité d'autorisations d'absence exceptionnelle (ex : enfants malades, déménagement)
- Possibilité de télétravail et aménagement du temps de travail
- Équipements professionnels à disposition (visioconférence, prêts de matériels informatiques, etc.)
- Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria)
- Accès à la formation professionnelle
