Agent administratif / Agente administrative

Le CH Charles Perrens recrute dès que possible un/e adjoint/e administratif/ive pour sa MAS de St Medard en Jalles

Mission générale du poste :
Secrétariat administratif
Accueil et information du public.

Activités principales :
 Fonctionnement de l'établissement :
- Accueil et orientation des visiteurs (familles, agents des différents services du CHCP,
prestataires extérieurs.)
- Gestion et traitement des appels téléphoniques (renseignements et prise des messages)
- Gestion des départs et arrivées de courrier (éventuels déplacements pour les recommandés
au bureau de poste) et distribution aux destinataires
- Rédaction, saisie et mise en forme de courriers, d'e-mails d'organisation générale et de
comptes rendus de réunions
- Enregistrement des plaintes et réclamations des usagers et envoi d'un accusé de réception
- Programmation des rendez-vous et des réunions
- Gestion des agendas de la Direction
- Gestion de la réservation des véhicules de la MAS (agendas partagés) et du salon des
familles
- Création, mise à jour et archivage des dossiers administratifs (dossiers des résidents et
dossiers du personnel...)
- Mise à jour des annuaires internes
- Classement, archivage et reprographie
- Mise à jour de la documentation interne (classeur des procédures et autres documents)
- Mise à jour de l'affichage des documents réglementaires et des Lilobas.

 Commandes et factures :
- Suivi et relance si nécessaire de la réception des factures (Plateforme Chorus, le cas échéant
format papier), contrôle de la concordance entre le bon de commande et la facture
- Enregistrement des données relatives à la facturation sur le tableau de suivi interne
- Mandatement et liquidation des factures courantes (sur logiciel Hexagone).
- Commandes fournitures de bureau (Lyreco) et des dotations hebdomadaires hôtelières et
alimentaires.

 Commission d'admission :
- Envoi des dossiers d'admission à la demande des usagers
- Gestion des dossiers de demande d'admission
- courrier d'accusé de réception
- mail à chaque membre de la commission pour analyse
- décision de la commission (réponse au demandeur et mise à jour du tableau de
suivi)
- classement ou archivage du dossier.
- Préparation de la commission d'admission :
- ordre du jour
- mail d'invitation aux membres
- mise à jour de la liste d'attente
- Comptes rendus des commissions d'admission.

 Facturation des séjours des résidents
- Gestion des dossiers administratifs et de facturation sur HM et Hexagone (demande de pièces,
mise en jour du dossier commun informatique et du dossier de facturation)
- Enregistrement des mouvements des entrées-sorties sur HM (internat et accueil de jour)
- Enregistrement des mouvements sur la plateforme RESID ESSMS
- Facturations mensuelles des séjours et gestion des contentieux en lien avec le Trésor Public, le
service des Finances, les organismes sociaux, les mutuelles et les représentants légaux...
- Envoi et classement.

 Régies :
- Régisseur suppléant des régies d'avances et de recettes résidents et régie menues dépenses
en l'absence du régisseur titulaire.

Diplôme et/ou qualification :
diplôme qualifiant pour le secrétariat

Compétences nécessaires :
Savoir (connaissances) :
 Environnement Windows, outils bureautiques, logiciel Hexagone, messagerie interne Outlook, Hôpital
Manager
 Maîtrise de l'orthographe.

Spécificités du poste :
 Poste à temps plein.
 Horaires de 9h00 à 16h45 du lundi au vendredi.
 Organisation du temps de travail dans le respect du protocole en vigueur.

EPI : Nous rappelons que l'utilisation de produits ou matériels dangereux ou exposition à des matières
biologiques, impliquent l'obligation du port des Equipements de Protection Individuelle et qu'il est de la
responsabilité du professionnel de se protéger.