Office manager junior h/f

Sous la supervision de notre responsable administratif et financier, vous aurez en charge des missions polyvalentes au sein du cabinet. Nous comptons sur votre sourire, votre sens du service et votre bonne humeur pour garantir une ambiance de travail sereine et agréable. Pro actif/ve, débrouillard(e), fiable, vous savez créer du lien et prendre des initiatives.

Les missions :

 Administratif polyvalent

- Pilote fonctionnel de l’outil CRM Zoho qui recense l’ensemble des contacts du Cabinet (clients, partenaires, influenceurs, journalistes…)

- Gestion des abonnements presse, logiciels

- Conception, mise en forme et rerelecture de documents (propositions commerciales, invitations, compte rendu de réunions …)

- Organisation de déplacements

- Assistanat ponctuel des associés

 Vie du cabinet & services généraux

- Gestion de l’accueil physique & téléphonique

- Organiser, gérer les réunions, déjeuners, séminaires

- Interface avec la personne en charge du nettoyage des locaux + veiller à la propreté constante des locaux, véritable vitrine de l’entreprise qui accueille quotidiennement de nombreux dirigeants

- Interface avec nos prestataires (fontaine à eau, livraison du café …)

- Assurer le « petit entretien des locaux » (changement des ampoules …) et suivre les actions nécessaires en cas de besoin (plomberie, électricité …)

- Intendance (courses, fournitures …)

- Gestion des appels d’offre (téléphonie, fournitures …)

 Comptabilité

- Gestion et contrôle des notes de frais des collaborateurs via notre outil Mooncard

- Assistanat de la RAF

 RH

- Participation au processus de recrutement via notre outil Zoho Recruit

- Onboarding : accueil (welcomebox, préparation du matériel informatique, commande carte tickets resto, cartes de visite …) & intégration des nouvelles recrues

- Formation des nouvelles recrues à nos outils (Mooncard, Zoho …)

- Tenue du registre du personnel

- Suivi RH et administratif des stagiaires

 Communication

- Actualisation du site internet

- Publication de posts sur les réseaux sociaux du cabinet (Linkedin, twitter, Instagram, Facebook)

- Responsable du déploiement de la Marque (déclinaison, charte, exploitation)

- Responsable des événements internes (séminaires, fêtes, anniversaires…)

- Responsable de la diffusion des publications et diffusion des newsletters du Cabinet

 Informatique