informations générales
Clermont-Ferrand
Référence UCA : 2024023B
MISSIONS ET ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL :
L'Université Clermont Auvergne (UCA) se distingue par sa communauté dynamique de plus de 36 000 étudiants, 2 000 enseignants et chercheurs, ainsi que 1 500 personnels techniques et administratifs. Reconnue pour son excellence académique, l'UCA jouit d'une réputation tant nationale qu'internationale, grâce à sa riche histoire, ses forts liens avec son environnement socio-économique et culturel, sa gamme étendue de disciplines de recherche et d'enseignement, ainsi sa vision stratégique orientée vers le développement de modèles de vie et de production durables.
Le/La Gestionnaire de scolarité assure des fonctions polyvalentes dans le domaine de la Formation au sein de la Scolarité g« Etude de Santé » des UFRs de Médecine et des Professions Paramédicales. Il/Elle réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans le domaine de la Formation.
Le/La gestionnaire de Scolarité est placé-e sous la responsabilité hiérarchique du responsable de scolarité, au sein de l'UFR de Médecine et des Professions Paramédicales. Le service de la formation est structuré en 2 pôles de scolarités qui se répartissent la gestion de l'ensemble des formations des deux UFRs (Médecine et Pharmacie).
ACTIVITES ESSENTIELLES :
- Assurer l'accueil physique, téléphonique et l'orientation des interlocuteurs externes et internes
- Gérer le courrier et les courriels concernés
- Assurer la gestion des Examens Cliniques par Objectifs Structurés (ECOS) :
- Participer au Comité de Pilotage ECOS (projet) et élaboration des compte-rendu ;
- Organiser les sessions d'examens (4 par an) :
o Gérer le calendrier d'examens et contrôler les échéances,
o Assurer le soutien logistique (réservation et préparation des salles, commande de matériels et fournitures),
o Assurer la gestion des sujets d'examens,
o Gérer la convocation des étudiants, du personnel administratif et vacataires, convocation des surveillants enseignants, lien avec les services de la Logistique et de l'Informatique,
o Organiser, alimenter et mettre à jour les listes d'étudiants (horaires de passage, répartition dans les différentes salles, émargement.),
o Gérer les résultats d'examen (publication) ;
o Alimenter les tableaux de suivis, extractions et élaboration des statistiques ;
- Assurer la gestion des Epreuves Dématérialisées Nationales
- Assurer la gestion des dossiers de paiement des Maitres de Stage Universitaires (externat).
- Participer aux activités générales du Service et des UFRs
COMPETENCES REQUISES :
Connaissances :
- Notions de base des techniques de communication orale et écrite
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Connaissance générale du domaine de la formation
- Connaissance souhaitée de l'organisation générale et du fonctionnement de l'établissement et de ses composantes
- Connaissance souhaitée du droit des examens et concours
- Connaissance générale des techniques d'élaboration de documents
Compétences opérationnelles :
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- S'avoir s'exprimer oralement ou par écrit et faire preuve de pédagogie
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Savoir travailler en équipe
- Maîtriser les outils bureautiques courants (Word, Excel, PowerPoint), le publipostage et savoir utiliser les logiciels dédiés au domaine de la Formation (Apogée, ENT)
- Mettre en œuvre une démarche qualité
- Gérer la confidentialité des informations et des données
- Prendre et rédiger des notes, documents de tous ordres
- Savoir mettre à jour des tableaux de bord
- Être à l'aise au téléphone
Compétences comportementales :
- Sens de l'organisation
- Rigueur / Fiabilité
- Sens relationnel
PREREQUIS / FORMATION souhaitée :
- Formation en secrétariat
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L'Université Clermont Auvergne (UCA) se distingue par sa communauté dynamique de plus de 36 000 étudiants, 2 000 enseignants et chercheurs, ainsi que 1 500 personnels techniques et administratifs. Reconnue pour son excellence académique, l'UCA jouit d'une réputation tant nationale qu'internationale, grâce à sa riche histoire, ses forts liens avec son environnement socio-économique et culturel, sa gamme étendue de disciplines de recherche et d'enseignement, ainsi sa vision stratégique orientée vers le développement de modèles de vie et de production durables.
Le/La Gestionnaire de scolarité assure des fonctions polyvalentes dans le domaine de la Formation au sein de la Scolarité g« Etude de Santé » des UFRs de Médecine et des Professions Paramédicales. Il/Elle réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans le domaine de la Formation.
Le/La gestionnaire de Scolarité est placé-e sous la responsabilité hiérarchique du responsable de scolarité, au sein de l'UFR de Médecine et des Professions Paramédicales. Le service de la formation est structuré en 2 pôles de scolarités qui se répartissent la gestion de l'ensemble des formations des deux UFRs (Médecine et Pharmacie).
ACTIVITES ESSENTIELLES :
- Assurer l'accueil physique, téléphonique et l'orientation des interlocuteurs externes et internes
- Gérer le courrier et les courriels concernés
- Assurer la gestion des Examens Cliniques par Objectifs Structurés (ECOS) :
- Participer au Comité de Pilotage ECOS (projet) et élaboration des compte-rendu ;
- Organiser les sessions d'examens (4 par an) :
o Gérer le calendrier d'examens et contrôler les échéances,
o Assurer le soutien logistique (réservation et préparation des salles, commande de matériels et fournitures),
o Assurer la gestion des sujets d'examens,
o Gérer la convocation des étudiants, du personnel administratif et vacataires, convocation des surveillants enseignants, lien avec les services de la Logistique et de l'Informatique,
o Organiser, alimenter et mettre à jour les listes d'étudiants (horaires de passage, répartition dans les différentes salles, émargement.),
o Gérer les résultats d'examen (publication) ;
o Alimenter les tableaux de suivis, extractions et élaboration des statistiques ;
- Assurer la gestion des Epreuves Dématérialisées Nationales
- Assurer la gestion des dossiers de paiement des Maitres de Stage Universitaires (externat).
- Participer aux activités générales du Service et des UFRs
COMPETENCES REQUISES :
Connaissances :
- Notions de base des techniques de communication orale et écrite
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Connaissance générale du domaine de la formation
- Connaissance souhaitée de l'organisation générale et du fonctionnement de l'établissement et de ses composantes
- Connaissance souhaitée du droit des examens et concours
- Connaissance générale des techniques d'élaboration de documents
Compétences opérationnelles :
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- S'avoir s'exprimer oralement ou par écrit et faire preuve de pédagogie
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Savoir travailler en équipe
- Maîtriser les outils bureautiques courants (Word, Excel, PowerPoint), le publipostage et savoir utiliser les logiciels dédiés au domaine de la Formation (Apogée, ENT)
- Mettre en œuvre une démarche qualité
- Gérer la confidentialité des informations et des données
- Prendre et rédiger des notes, documents de tous ordres
- Savoir mettre à jour des tableaux de bord
- Être à l'aise au téléphone
Compétences comportementales :
- Sens de l'organisation
- Rigueur / Fiabilité
- Sens relationnel
PREREQUIS / FORMATION souhaitée :
- Formation en secrétariat
