Secrétaire

Activités principales :
Secrétariat pédagogique des formations Bac+4
1) Organisation pédagogique BAC + 4
- Participer aux réunions pédagogiques qui ont pour objectif d'améliorer l'enseignement
- Réaliser les books des cours en collaboration avec les enseignants
- Elaborer et adapter journalièrement 3 plannings de cours
- Suivre les étudiants : les affecter dans les groupes, les orienter dans leur choix de cours électifs, recenser les absences, communiquer les copies d'examen
- Garantir la bonne diffusion des documents pédagogiques via la plateforme MOODLE
- Préparer les examens, organiser la surveillance des examens 1ère et 2ème session, saisir les notes, produire des relevés de notes et planifier les réunions de passage en année supérieure.

2) Gestion administrative de la scolarité BAC + 4
- Créer et classer les dossiers d'étudiants
- Renseigner la base de données ACCESS spécifique à l'école
- Vérifier et éventuellement inscrire les étudiants sous APOGEE : vérifier la conformité des dossiers, les instruire et éditer les cartes d'étudiants
- Saisir les résultats dans APOGEE pour transmission des PV au Bureau d'Etudes et de Certifications de l'ULCO
- Prévoir les charges d'enseignement pour chaque formation

3) Organisation du planning des salles pour l'ensemble des formations
- Prendre en compte et arbitrer les besoins des enseignants
- Elaborer le planning des salles

4) Activités transversales
- Informer et orienter les étudiants, personnels administratifs et enseignants sur toute question relative à l'organisation administrative et pédagogique
- Assurer l'accueil téléphonique 1/2 journée par semaine
- Participation aux manifestations ISCID-CO : Journées portes ouvertes, Remise des diplômes

Connaissance, savoir :
- Bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche
- Bonnes notions des techniques de communication écrite et orale
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat

Savoir-faire :
- Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel ) et des outils de communication
- Maîtrise des logiciels liés à la fonction (Apogee, Sakai, ADE, VE WEB )
- Trier, hiérarchiser et classer les informations
- Analyser et gérer les demandes de toutes natures
- Gérer la confidentialité des informations et données
- Savoir organiser et planifier ses activités.
- Savoir faire face aux situations d'urgence.
- Faire preuve de ponctualité.

Savoir être :
- Sens de l'organisation
- Être autonome, réactif et rigoureux
- Travail en équipe
- Faire preuve de neutralité et de discrétion.
- Faire preuve de rigueur : être consciencieux.
- Faire preuve de polyvalence.
- Faire preuve de fiabilité / maîtrise de soi.
- Faire preuve de disponibilité.

Contraintes particulières :
- Présence durant toutes les périodes d'ouverture de l'établissement en fonction des nécessités de service.
- Présence aux évènements organisés par l'ISCID-CO.
- Présence pendant les pics d'activités et pendant les sessions d'examens.