informations générales
Boulogne-sur-Mer
CDI
Nausicaá, Centre National de la Mer recrute pour ses Services Techniques un/une Assistant(e) de Direction.
MISSIONS
Assister au quotidien le Directeur et le Directeur Adjoint dans la gestion administrative du service : Accueil, traitement du courrier, suivi des dossiers en cours, des plannings, des réunions. Acteur majeur dans la coordination et la communication du service.
ACTIVITES PRINCIPALES
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du service.
- Réceptionner, trier et rédiger les courriers.
- Gérer l'agenda de la direction technique (réunions, rendez-vous, déplacements).
- Organiser le tri et l'archivage des documents techniques (collecte, mise à jour et classement de la base de données).
- Rassembler et mettre en forme les éléments de suivi du service (tableaux de bord, fiches temps, suivi des dépenses).
- Assurer le suivi des conditions d'exécution des contrats.
- Collecter et ventiler les demandes d'interventions pour les différents départements techniques.
- Participer à la gestion des dossiers techniques en cours.
- Participer à la gestion des projets bâtimentaires.
- Faciliter la communication entre la direction technique et les interlocuteurs internes et externes.
- Assurer l'interface avec le service RH (Plannings, CP, Formations).
- Assister aux réunions intra/extra service et rédiger les comptes rendus.
PROFIL
- Excellente maitrise des outils informatiques (Office, plannings partagés).
- Maitrise des supports de communication (Téléphone, messagerie, plannings partagés, web conférence).
- Maîtrise des techniques de prise de notes (éventuellement sténographie).
- Maîtrise des techniques du bâtiment.
- Lecture et compréhension des plans.
- Connaissances en gestion de projets (Phasage).
- Connaissances de la règlementation et des normes ERP.
- Connaissance en comptabilité.
- Bonne présentation
- Aisance relationnelle.
- Excellente expression écrite et orale.
- Capacité d'adaptation.
- Esprit de synthèse et d'analyse.
- Excellentes compétences en organisation et gestion du temps.
- Esprit d'initiative, autonomie.
- Discrétion, sens de la confidentialité.
Le poste est à pourvoir pour Octobre.
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Assister au quotidien le Directeur et le Directeur Adjoint dans la gestion administrative du service : Accueil, traitement du courrier, suivi des dossiers en cours, des plannings, des réunions. Acteur majeur dans la coordination et la communication du service.
ACTIVITES PRINCIPALES
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du service.
- Réceptionner, trier et rédiger les courriers.
- Gérer l'agenda de la direction technique (réunions, rendez-vous, déplacements).
- Organiser le tri et l'archivage des documents techniques (collecte, mise à jour et classement de la base de données).
- Rassembler et mettre en forme les éléments de suivi du service (tableaux de bord, fiches temps, suivi des dépenses).
- Assurer le suivi des conditions d'exécution des contrats.
- Collecter et ventiler les demandes d'interventions pour les différents départements techniques.
- Participer à la gestion des dossiers techniques en cours.
- Participer à la gestion des projets bâtimentaires.
- Faciliter la communication entre la direction technique et les interlocuteurs internes et externes.
- Assurer l'interface avec le service RH (Plannings, CP, Formations).
- Assister aux réunions intra/extra service et rédiger les comptes rendus.
PROFIL
- Excellente maitrise des outils informatiques (Office, plannings partagés).
- Maitrise des supports de communication (Téléphone, messagerie, plannings partagés, web conférence).
- Maîtrise des techniques de prise de notes (éventuellement sténographie).
- Maîtrise des techniques du bâtiment.
- Lecture et compréhension des plans.
- Connaissances en gestion de projets (Phasage).
- Connaissances de la règlementation et des normes ERP.
- Connaissance en comptabilité.
- Bonne présentation
- Aisance relationnelle.
- Excellente expression écrite et orale.
- Capacité d'adaptation.
- Esprit de synthèse et d'analyse.
- Excellentes compétences en organisation et gestion du temps.
- Esprit d'initiative, autonomie.
- Discrétion, sens de la confidentialité.
Le poste est à pourvoir pour Octobre.
