Secrétaire

Vos activités principales :

- Appuyer le secrétariat préfectoral dans ses tâches quotidiennes :
- prise en charge de la réservation des salons par les services ainsi que la demande de mise en place des salles,
- réponse aux invitations,
- impressions et préparation des dossiers,
- publication du recueil des actes administratifs
- participation au suivi de la boite mail fonctionnelle du secrétariat
- diffusion du courrier réservé vers les services
- archivage
- accueil physique et téléphonique etc

- Appuyer le bureau de la représentation de l'État dans ses tâches quotidiennes
- préparation et impressions des dossiers,
- classement et archivage des dossiers,
- participation à la préparation de différents évènements etc

- Diverses missions ponctuelles

- Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions : travail en autonomie, maîtrise des outils informatiques, discrétion, rigueur.

Votre environnement professionnel :

- Activités du service : le secrétariat du corps préfectoral assure l'ensemble des missions de secrétariat des membres du corps préfectoral, et, en premier lieu, de la préfète. Les tâches associées incluent principalement la préparation et la tenue des agendas, la réponse aux appels téléphoniques, la réception et la réponse au courrier, la réservation de salles, etc

- Composition et effectifs du service : le secrétariat de Mme la préfète et du corps préfectoral est composé de 2 agents.

- Liaisons hiérarchiques : Préfète, Directrice de cabinet, Secrétaire générale

- Liaisons fonctionnelles : Cabinet de la préfète / Secrétariats des sous-préfets d'arrondissement et des directeurs des services.

Connaissances techniques :
- avoir des compétences en informatique - bureautique - requis

Savoir faire :
- savoir travailler en équipe / niveau pratique - requis
- savoir s'organiser / niveau pratique - requis

Savoir être :
- savoir s'adapter / niveau pratique - requis
- avoir le sens des relations humaines / niveau pratique - requis