Secrétaire

CDI 21h hebdomadaires sur 4 jours

Missions principales
Secrétariat
- Standard - Accueil téléphonique, gestion des appels (mise en relation, gestion et distribution des messages)
- Courriels - gérer des e-mails (traitement, transfert, numérisation, classement des messages entrant)
- Courrier entrant - relever quotidiennement le courrier. Trier, dispatcher, ouvrir selon le type de courrier (traitement, numérisation, classement, transfert Siège, cadres, personnel éducatif et support)
- Courrier sortant - relecture et mise en page des documents remis par les cadres du Clair Foyer, rédaction des courriers d'accompagnement, numérisation, envois et classement
- Faire remonter au chef de service les besoins en fournitures de bureau

Dossiers des jeunes filles
- Créer, mettre à jour et alimenter les dossiers individuels numériques (sur le serveur) et physiques (dossier papier rangés au secrétariat). Classement et archivage des dossiers.
- Assurer le suivi des bulletins d'entrée et de sortie.
- Tenir à jour le registre de présence des jeunes filles pour les statistiques mensuelles.
- Suivi des CMU avec notes d'honoraires et pharmacie
- Mise à jour hebdomadaire du tableau des présences/services, des frais des appartements et budget des jeunes filles
- Facturation des prises en charge ponctuelles hors CEA et conventions externalisées après validation par le Chef de service

Caisse
- Tenue de la caisse. Entrée et sortie selon les procédures en cours.
- Responsable de la caisse avec la cheffe de service.

Compétences
- Organiser et planifier son poste de manière autonome dans le respect des procédures et directives.
- Analyser les données d'une situation : anomalies de restitution et cohérence des données restituées
- Communication écrite et orale : rédiger et organiser tous types de documents opérationnels courants, en maitrisant les règles d'orthographe et de grammaire ; adapter son langage, ses messages à l'interlocuteur

- Faire preuve d'initiatives dans le respect des procédures et directives
- Faire preuve de réactivité, de flexibilité
- Faire preuve de rigueur et d'organisation (respect des délais, fiabilité.)
- Avoir le sens du relationnel
- Avoir le Sens de la confidentialité et de la discrétion
- Maîtrise des outils bureautiques Word, Excel, Outlook, Powerpoint. Connaissance de FileMaker serait un plus