Secrétaire

Nausicaá, Centre National de la Mer recrute pour ses Services Techniques un/une Secrétaire.
Vos missions :
Assister au quotidien le Directeur et Directeur Adjoint dans la gestion administrative des services : Accueil, traitement du courrier, suivi des dossiers en cours, des plannings, des réunions. Acteur majeur dans la coordination et la communication du service.

ACTIVITES PRINCIPALES
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du service.
- Réceptionner, trier et rédiger les courriers.
- Gérer l'agenda de la direction technique (réunions, rendez-vous, déplacements).
- Organiser le tri et l'archivage des documents techniques (collecte, mise à jour et classement de la base de données).
- Rassembler et mettre en forme les éléments de suivi du service (tableaux de bord, fiches temps, suivi des dépenses).
- Contrôler le suivi des conditions d'exécution des contrats.
- Contrôler le suivi des commandes pour le service.
- Tenir à jour les dossiers et les projets techniques en cours.

- Faciliter la communication entre la direction technique et les interlocuteurs internes et externes.
- Assurer l'interface avec le service RH (Plannings, CP, Formations).
- Assister aux réunions intra/extra service et rédiger les comptes rendus.
- Excellente maitrise des outils informatiques (office, plannings partagés).
- Maitrise des supports de communication (téléphone, web conférence).
- Connaissance des techniques de prise de notes.
- Connaissances en comptabilité.
- Connaissances des techniques du bâtiment (fortement appréciées).
- Bonne présentation
- Aisance relationnelle.
- Excellente expression écrite et orale.
- Capacité d'adaptation.
- Esprit de synthèse et d'analyse.
- Excellentes compétences en organisation et gestion du temps.
- Esprit d'initiative, autonomie.
- Discrétion, sens de la confidentialité.

Poste à pourvoir dés que possible.