Secrétaire

1) en binôme avec un(e) seconde assistant(e), assure le secrétariat du préfet :
- accueil physique et téléphonique, filtrage des communications
- administration de la messagerie fonctionnelle du secrétariat du préfet
- gestion de l'agenda du préfet : planification, organisation et suivi des réunions
- suivi du courrier réservé du préfet et diffusion d'orientations aux services attributaires
- prise de note, rédaction de courriers administratifs et constitution des dossiers administratifs
- suivi des parapheurs à la signature ou au visa du préfet
- préparation des réponses à la correspondance personnelle du préfet
- coordination, avec le personnel de résidence, de l'organisation des déjeuners et réceptions présidés par le préfet

2) Organise et coordonne le fonctionnement et l'activité du pôle "secrétariat particulier"
- suivi de l'agenda de la directrice de cabinet
- préparation de dossiers, réunions ou évènements ponctuels
- organisation matérielle des audiences adressées au préfet, notamment dans le cadre de visites officielles
- organisation d'audioconférence et de visioconférence
- rédaction des déclarations d'absence du Préfet et des arrêtés de suppléance zonale, régionale et départementale
- gestion des permanences et des congés des membres du corps préfectoral
- suivi des notes hebdomadaires de permanence
- gestion des stocks de fournitures et de cadeaux de représentation
- gravure des médailles

3) Met en oeuvre les moyens nécessaires pour garantir la fiabilité, la qualité et des délais de traitement des affaires relevant du pôle

4) Assure l'encadrement des agents du pôle et garantit le suivi administratif de leur carrière.

Ce poste peut amener à travailler dans l'urgence et par anticipation.
Il suppose des amplitudes horaires coordonnées des trois assistants(es) pour assurer l'ouverture du secrétariat particulier en continu de 8 H 00 à 19 H 00
Il nécessite disponibilité et discrétion.
Ce poste n'est pas télétravaillable.