informations générales
Saint-Gaudens
CDI
Secrétaire administratif(ve) polyvalent(e) - Réseau de 7 boutiques CBD - Temps partiel 20h (H/F)
Description de l'entreprise
Réseau de 7 boutiques spécialisées dans la vente de produits CBD (Sweet CBD), nous recherchons un(e) secrétaire administratif(ve) polyvalent(e) chargé(e) de centraliser et structurer l'ensemble de l'administratif du groupe.
Missions
En lien direct avec le dirigeant, vous aurez pour missions :
1. Gestion administrative & organisation générale (multi-boutiques)
- Gestion des boîtes mails professionnelles (tri, réponses, suivi des demandes).
- Gestion des plannings du personnel via le logiciel de planning dédié :
- Prise en main complète du logiciel,
- Paramétrage initial (création des profils salariés, horaires, règles internes, congés, jours fériés, etc.),
- Mise en place d'un système structuré et fonctionnel,
- Mise à jour quotidienne et suivi des plannings des 7 boutiques.
- Suivi des demandes des salariés : congés, absences, documents administratifs, contrats, attestations.
- Classement, archivage et organisation des documents administratifs (papier et numérique).
2. Paie & pré-comptabilité
- Collecte des éléments variables de paie (heures, absences, primes, retards, congés).
- Transmission des éléments au cabinet comptable / gestionnaire de paie.
- Suivi administratif de la paie et vérification de cohérence.
- Préparation des documents nécessaires au suivi comptable mensuel.
3. Suivi financier et fiscal mensuel
- Élaboration de tableaux de suivi par boutique :
- Charges fixes et variables,
- Chiffres d'affaires mensuels,
- Analyse simple de la rentabilité par point de vente.
- Récupération de l'ensemble des documents de fin de mois (factures, relevés, justificatifs).
- Transmission mensuelle au comptable avec suivi régulier.
4. Gestion des abonnements et fournisseurs de charges
- Suivi des abonnements :
- Internet
- Téléphonie
- Électricité
- Eau
- Prise de contact avec les fournisseurs pour :
- Renégociation des contrats,
- Optimisation des coûts,
- Suivi des renouvellements et résiliations.
5. Suivi fournisseurs produits CBD
- Suivi des commandes de fleurs et résines CBD auprès des fournisseurs.
- Contrôle des livraisons et bons de commande.
- Gestion du suivi des factures :
- Factures à payer,
- Factures réglées,
- Relances fournisseurs si nécessaire.
- Mise en place d'un tableau de suivi clair et précis.
Profil recherché
- Expérience impérative sur un poste de secrétaire / assistant(e) administratif(ve) ou gestion administrative en entreprise.
- Expérience souhaitée dans un environnement multi-sites ou commerce.
- À l'aise avec les logiciels de planning et de gestion RH (ou forte capacité d'adaptation).
- Très bonne maîtrise d'Excel / outils de suivi.
- Autonome, organisée, rigoureuse, méthodique.
- Sens aigu de la confidentialité.
- Capacité à structurer un système administratif inexistant ou peu organisé.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireDescription de l'entreprise
Réseau de 7 boutiques spécialisées dans la vente de produits CBD (Sweet CBD), nous recherchons un(e) secrétaire administratif(ve) polyvalent(e) chargé(e) de centraliser et structurer l'ensemble de l'administratif du groupe.
Missions
En lien direct avec le dirigeant, vous aurez pour missions :
1. Gestion administrative & organisation générale (multi-boutiques)
- Gestion des boîtes mails professionnelles (tri, réponses, suivi des demandes).
- Gestion des plannings du personnel via le logiciel de planning dédié :
- Prise en main complète du logiciel,
- Paramétrage initial (création des profils salariés, horaires, règles internes, congés, jours fériés, etc.),
- Mise en place d'un système structuré et fonctionnel,
- Mise à jour quotidienne et suivi des plannings des 7 boutiques.
- Suivi des demandes des salariés : congés, absences, documents administratifs, contrats, attestations.
- Classement, archivage et organisation des documents administratifs (papier et numérique).
2. Paie & pré-comptabilité
- Collecte des éléments variables de paie (heures, absences, primes, retards, congés).
- Transmission des éléments au cabinet comptable / gestionnaire de paie.
- Suivi administratif de la paie et vérification de cohérence.
- Préparation des documents nécessaires au suivi comptable mensuel.
3. Suivi financier et fiscal mensuel
- Élaboration de tableaux de suivi par boutique :
- Charges fixes et variables,
- Chiffres d'affaires mensuels,
- Analyse simple de la rentabilité par point de vente.
- Récupération de l'ensemble des documents de fin de mois (factures, relevés, justificatifs).
- Transmission mensuelle au comptable avec suivi régulier.
4. Gestion des abonnements et fournisseurs de charges
- Suivi des abonnements :
- Internet
- Téléphonie
- Électricité
- Eau
- Prise de contact avec les fournisseurs pour :
- Renégociation des contrats,
- Optimisation des coûts,
- Suivi des renouvellements et résiliations.
5. Suivi fournisseurs produits CBD
- Suivi des commandes de fleurs et résines CBD auprès des fournisseurs.
- Contrôle des livraisons et bons de commande.
- Gestion du suivi des factures :
- Factures à payer,
- Factures réglées,
- Relances fournisseurs si nécessaire.
- Mise en place d'un tableau de suivi clair et précis.
Profil recherché
- Expérience impérative sur un poste de secrétaire / assistant(e) administratif(ve) ou gestion administrative en entreprise.
- Expérience souhaitée dans un environnement multi-sites ou commerce.
- À l'aise avec les logiciels de planning et de gestion RH (ou forte capacité d'adaptation).
- Très bonne maîtrise d'Excel / outils de suivi.
- Autonome, organisée, rigoureuse, méthodique.
- Sens aigu de la confidentialité.
- Capacité à structurer un système administratif inexistant ou peu organisé.
