Secrétaire de direction

Vos activités principales :

Secrétariat particulier du Secrétaire général et Secrétaire général adjoint :
- Gestion de l'agenda du Secrétaire général et du Secrétaire général adjoint et par extension des membres du corps préfectoral en lien avec les secrétaires dédiées.
- Filtrage des communications (gestion des appels téléphoniques) et accueil des visiteurs.
- Suivi du courrier réservé.
- Réception et redistribution de parapheurs et de documents à destination ou en sortie des membres du corps préfectoral.
- Constitution et suivi de dossiers.
- Transmission des commandes aux différents services.
- Mise en place et suivi des réunions, des déplacements des membres du corps préfectoral.
- Rédaction, frappe des courriers internes ou des services de l'État.
- Mise à jour diverses (annuaire du corps préfectoral, liste protocolaire).
- Tâches diverses (frappe de menus, établissement des plans de tables, préparatifs pour les réceptions, cartons d'invitation, statistiques relatives aux réceptions.)
- Appui logistique des membres du corps préfectoral.
- Suppléance au sein du pôle secrétariat des membres du corps préfectoral.
- Exercice des mêmes missions pour les autres membres du corps préfectoral en cas d'absence des collègues secrétaires du Préfet et du Directeur de Cabinet.