Secrétaire de direction

Dans une logique de polyvalence avec l'autre secrétaire, vous êtes en charge des tâches suivantes :

- Tenue de l'agenda du Préfet, prises de rendez-vous, gestion des réunions en lien avec les services concernés, édition des programmes journaliers.
- Contribution à la préparation des dossiers du Préfet, notamment ceux concernant les visites et manifestations extérieures, en lien avec les services concernés (en particulier SCPPAT, SGAR, Bureau du Cabinet).
- Réception et filtrage des appels téléphoniques.
- Dactylographie de courriers, notes et documents divers.
- Présentation et organisation des réceptions du Préfet en lien avec les personnels de la résidence : mise à jour des invités, envoi des invitations, réalisation de plan de table...
- Établissement de fiches « réception ».
- Accueil et introduction des personnalités dans le cadre des audiences et des invitations.
- Circulation des parapheurs entre les différents membres du corps préfectoral, en lien avec l'ensemble des secrétaires particulières.
- Invitations pour les cérémonies nationales
- Gestion et suivi des congés des préfets de département de la région Centre-Val de Loire.
- Gestion des messages du réseau RESCOM.

Profil recherché :
- Maitrise du français à l'oral et à l'écrit
- Maitrise des outils bureautiques
- Etre en capacité de négocier, de travailler en équipe et de s'organiser.
- Avoir le sens des relations humaines
- Savoir s'adapter
- Savoir accueillir
- Savoir communiquer