Secrétaire administratif / administrative

Vous trouverez l'ensemble de ces établissements et services sur le site internet de l'Adapei des Pyrénées-Atlantiques : www.adapei64.fr
Porteuse des valeurs des associations parentales, l'Adapei des Pyrénées-Atlantiques inscrit son projet associatif dans une posture de valorisation réciproque des compétences :
- Créer une culture et une organisation basée sur le partage des connaissances,
- Décloisonner les établissements et les services pour s'enrichir mutuellement des expertises,
- Accompagner en valorisant les compétences de l'ensemble des acteurs,
- Apprendre au niveau de son environnement en coopérant avec d'autres partenaires,
- Investir dans la recherche, le développement et l'innovation.

Le Siège Social de l'Association accueille les départements supports (Direction Générale, DRH, Comptabilité/Finance, Contrôle de Gestion, Administration Générale, Communication, Amélioration continue et Informatique), afin d'assurer la gestion et le bon fonctionnement de nos établissements et services.

Vous êtes rattaché(e) hiérarchiquement à la Directrice du Département Administration Générale, êtes sous la supervision de la coordinatrice du service et travaillez avec l'équipe administrative en place où la polyvalence est favorisée. Vous êtes également ressource pour les différents départements du Siège Social selon une organisation définie.

Missions :
Vous êtes chargé(e) de :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du siège,
- Être en relais de la personne en charge du suivi, de la réservation et la préparation des salles de réunions,
- Gérer les dossiers d'assurances, de sinistres, de résiliations conformément au process mis en place,
- Suivre et contrôler les fiches d'investissements conformément au process mis en place,
- Saisir les accidents de travail dans la base de données, les suivre et être garant(e) du respect du process établi,
- Participer à la gestion du patrimoine associatif (suivi des loyers, baux, ouverture de compteurs, assurance, renseignement des tableaux de bord.),
- Être le support administratif de la coordinatrice du département sur le volet des achats (rédaction cahier des charges, suivi des consultations, analyse, .),
- Suivre toutes les actions liées au Développement durable et Être support administratif,
- Répondre après validation de la coordinatrice du service aux sollicitations des autres services du siège.

Profil recherché et Compétences requises :
- Titulaire d'un Diplôme de niveau 4, BAC,
- Une expérience professionnelle en matière de secrétariat administratif est impérative,
- Utilisation de l'Outil informatique et en particulier le Pack Office : Outlook, Excel, Word, Power Point,
- Savoir travailler en équipe,
- Savoir s'organiser dans l'espace et dans le temps,
- Faire preuve de discrétion et garantir la confidentialité des informations,
- Faire preuve d'autonomie,
- Être force de proposition.

Conditions :
- 1 Contrat à Durée indéterminée à temps plein (1 ETP),
- Convention Collective Nationale du 15 mars 1966,
- Classification du poste : Technicienne qualifiée, sous réserves des exigences conventionnelles,
- Rémunération selon les exigences conventionnelles,
- Type d'horaires : Externat - Groupe 1.

Merci d'adresser votre candidature (CV + Lettre de motivation) au plus tard le 03/05/2024, à l'attention du Département de l'Administration Générale
- par mail : siege.admingen@adapei64.fr
- ou par voie postale : 105 avenue des Lilas 64000 Pau

Pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez contacter le siège au : 05.59.84.64.89