informations générales
Champigny-sur-Marne
La Mairie de Champigny-sur-Marne recrute pour la Direction de l'Education et de la Petite Enfance
Une secrétaire administrative ou un secrétaire administratif
Cadre d'emplois des Adjoints administratifs
Votre mission :
Sous la responsabilité du responsable du pôle secrétariat, la secrétaire administrative ou le secrétaire administratif assure le suivi de
l'exécution budgétaire, des Protocoles d'Accueil Individualisés (PAI des déclarations accidents enfants et établit les courriers pour
l'inscription des enfants porteurs d'handicap. Elle ou il participe à l'accueil téléphonique du service par demi-journée avec l'agente
référente ou l'agent référent animateurs vacataires.
Vos activités :
Suivi de l'exécution budgétaire du service (budget de fonctionnement de 500.000 € environ)
Elle ou il enregistre les fiches tierces, établie les bon de commandes, certifie les factures et réalise le suivi.
Accueil téléphonique et physique au secrétariat,
Par demi-journée, en binôme avec la secrétaire référente ou le secrétaire référent RH animateurs non permanents réception, filtrage,
transmission des appels téléphoniques et des courriels du service.
Gestion des inscriptions et suivi des présences enfants
L'agente ou l'agent réceptionne et vérifie les dossiers d'inscription des enfants, transmets les listings des non-inscrits au Service
prestations aux familles. Elle ou il saisit les effectifs enfants chaque semaine, enregistre et transmet les PAI aux centres.
Elle ou il assure les déclarations accident enfant en lien avec le service concerné.
Activités secondaires
Assurer la continuité de la mission de la secrétaire référente ou du secrétaire référent RH animateurs non permanents et/ou
de l'assistante de direction, responsable du pôle secrétariat en leur absence, notamment sur les priorités (Gestion des arrêtés de
recrutement des vacataires, gestion des états de vacations, suivi des bilans de stage du personnel permanent, en lien avec les DS,
suivi du tableau des absences en lien avec les services concernes, frappe de courriers pour les besoins de la Direction. Suivi des
besoins du secrétariat en petit matériel de bureau.
A savoir sur ce poste :
Temps de travail hebdomadaire : 36h30
Des perspectives d'évolution de carrière : une politique de formation particulièrement active valorisant le développement des
compétences tout au long de sa carrière et une politique de mobilité active favorisant les parcours professionnels
Votre profil :
Connaissance des logiciels bureautiques indispensable (Word, Excel, Outlook..).
Expérience dans le domaine du secrétariat appréciée
Aisance relationnelle et rédactionnelle
Expression orale et écrite de qualité
Sens de l'organisation et des priorités.
Capacité de compréhension et d'assimilation
Sens du service public
Savoir travailler en équipe
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireUne secrétaire administrative ou un secrétaire administratif
Cadre d'emplois des Adjoints administratifs
Votre mission :
Sous la responsabilité du responsable du pôle secrétariat, la secrétaire administrative ou le secrétaire administratif assure le suivi de
l'exécution budgétaire, des Protocoles d'Accueil Individualisés (PAI des déclarations accidents enfants et établit les courriers pour
l'inscription des enfants porteurs d'handicap. Elle ou il participe à l'accueil téléphonique du service par demi-journée avec l'agente
référente ou l'agent référent animateurs vacataires.
Vos activités :
Suivi de l'exécution budgétaire du service (budget de fonctionnement de 500.000 € environ)
Elle ou il enregistre les fiches tierces, établie les bon de commandes, certifie les factures et réalise le suivi.
Accueil téléphonique et physique au secrétariat,
Par demi-journée, en binôme avec la secrétaire référente ou le secrétaire référent RH animateurs non permanents réception, filtrage,
transmission des appels téléphoniques et des courriels du service.
Gestion des inscriptions et suivi des présences enfants
L'agente ou l'agent réceptionne et vérifie les dossiers d'inscription des enfants, transmets les listings des non-inscrits au Service
prestations aux familles. Elle ou il saisit les effectifs enfants chaque semaine, enregistre et transmet les PAI aux centres.
Elle ou il assure les déclarations accident enfant en lien avec le service concerné.
Activités secondaires
Assurer la continuité de la mission de la secrétaire référente ou du secrétaire référent RH animateurs non permanents et/ou
de l'assistante de direction, responsable du pôle secrétariat en leur absence, notamment sur les priorités (Gestion des arrêtés de
recrutement des vacataires, gestion des états de vacations, suivi des bilans de stage du personnel permanent, en lien avec les DS,
suivi du tableau des absences en lien avec les services concernes, frappe de courriers pour les besoins de la Direction. Suivi des
besoins du secrétariat en petit matériel de bureau.
A savoir sur ce poste :
Temps de travail hebdomadaire : 36h30
Des perspectives d'évolution de carrière : une politique de formation particulièrement active valorisant le développement des
compétences tout au long de sa carrière et une politique de mobilité active favorisant les parcours professionnels
Votre profil :
Connaissance des logiciels bureautiques indispensable (Word, Excel, Outlook..).
Expérience dans le domaine du secrétariat appréciée
Aisance relationnelle et rédactionnelle
Expression orale et écrite de qualité
Sens de l'organisation et des priorités.
Capacité de compréhension et d'assimilation
Sens du service public
Savoir travailler en équipe
