Responsable administratif / administrative

ACTIVITES ET TACHES PRINCIPALES DU POSTE :
Placé(e) sous l'autorité directe de la Directrice Générale Adjointe des Services, vous êtes chargé(e) d'assurer des fonctions :
* de management du Pôle « Administration Générale » : Coordonner et animer le service d'accueil des usagers ainsi que les missions de l'agent affecté à l'agence postale
*de gestion du service Affaires Civiles (Etat Civil/Affaires funéraires/Cimetière/Recensement de la Population/Elections)
- Accueillir et renseigner le public sur les services de l'état civil,
- Réceptionner les déclarations et établir des actes d'état civil,
- Tenir administrativement les registres d'état civil,
- Etablir des dossiers de mariage : audition des couples, véracité des documents étrangers, publication des bans...
- Gérer les déclarations de PACS et changement de prénoms - Gérer le cimetière
- Attribuer, renouveler les concessions funéraires
- Mettre à jour le fichier des cimetières
- Contrôler et délivrer les diverses autorisations aux services des Pompes Funèbres
- Piloter la gestion du recensement de la population en lien avec la DGA
- Assurer une veille juridique
*de gestion des affaires scolaires
- Organiser, suivre et contrôler la gestion administrative des affaires scolaires : inscriptions, suivi de la carte scolaire, gestion de la réservation des cars scolaires, suivi des effectifs,
- Participer à la définition du projet éducatif global de la collectivité
- Coordonner les services et prestations liés aux affaires scolaires en lien avec la Directrice Générale Adjointe et en partenariat avec les directeur(trice)s d'écoles et le délégataire en charge de I'ALSH
- coordination et suivi du personnel ATSEM dans les écoles maternelles
*de gestion des opérations électorales
- Gérer les mouvements des listes électorales
- participer à la mise en place et au déroulement des scrutins électoraux
ACTIVITES ET TACHES SECONDAIRES DU POSTE :
* Suivi du budget du « Pôle »
* Assister l'élu lors de la célébration des mariages
* Remplacement de l'agent d'accueil de la mairie en cas d'absences (maladies, formations, congés...

EXIGENCES REQUISES :
- Formations et qualifications nécessaires :
- Diplômes relatifs aux métiers du secrétariat (BEP, Bac Pro, BTS). Expériences professionnelles similaires
- Compétences nécessaires :
Savoir :
-connaissances des procédures relatives à toutes formalités liées à l'état civil, la législation funéraire, les opérations électorales
-connaissance des techniques de secrétariat
-connaissance des procédures administratives
-maîtrise de l'outil informatique
Savoir-faire :
-Instruire l'état civil, les opérations relatives à la législation funéraires et électorale
-Prendre et mettre en forme tout type de courriers, rédiger des documents administratifs
-Gérer et actualiser des bases de données
-rechercher des informations réglementaires et les diffuser
-Elaborer et tenir à jour des documents imposés juridiquement
-Rédiger des comptes rendus de réunions
-Organiser, gérer des rendez-vous, des réunions, des plannings
Savoir-être :
-Organisation
-Excellent rédactionnel
-Qualités relationnels (sens de l'accueil et du contact)
-Rigueur
-Sens de l'observation et de l'écoute
-Autonomie
-Discrétion
-Disponibilité

Candidatures à adresser à M. Le Maire pour le 12 mai au plus tard.