Office manager

Nous recrutons un.e Office Manager afin de prendre en charges des missions de support administratif, accueil et services généraux au sein de nos locaux.

Responsabilités confiées :

1. Gestion administrative et bureautique

* Gestion du courrier entrant et sortant
* Gestion des appels téléphoniques entrants et de la messagerie générale
* Classement documentaire et gestion du serveur/drive
* Saisie administrative et mise en forme de documents
* Intégration de documents administratifs sur les portails fournisseurs des clients
* Consolidation de documents administratifs pour les Appels d'Offres (AO)
* Accompagnement dans la préparation et la soumission des candidatures aux appels d'offres

2. Gestion des services généraux

* Supervision de la gestion du matériel et fournitures de bureau
* Accueil des collaborateurs (Onboarding) partenaires et visiteurs
* Relations avec le gestionnaire des locaux et coordination de la bonne tenue des espaces - rangement des locaux
* Organisation logistique des rendez-vous collectifs, réunions et événements internes
* Gestion des prestataires externes (ménage, maintenance, fournitures, véhicules de fonction, etc.)
* Suivi des contrats liés aux services généraux (copieurs, téléphonie, etc.)
* Interface avec le prestataire informatique - suivi du parc informatique
* Suivi du parc matériel et fournitures

3. Support aux collaborateurs et à la direction

* Relais d'information avec la direction et les responsables administratifs internes/externes
* Assistance administrative auprès des collaborateurs.trices
* Réservation et traitement des demandes de voyages/déplacements (billets, hôtels, taxis, etc.)
* Gestion et suivi des notes de frais / intégration des factures CB sur Spendesk
* Suivi des
* Revue des fiches collaborateurs : vérification des dates d'entretiens et de leur bonne signature
* Application des règles d'hygiène et sécurité : EPI, SST, risque incendie.

4. Support comptable et financier

* Saisie et lettrage des factures fournisseurs dans l'ERP (Everwin SX)
* Recouvrement et relances clients
* Suivi des règlements et rapprochements administratifs
* Préparation d'éléments pour la comptabilité externe (cabinet comptable / expert-comptable)

5. Support Ressources humaines

* Intégration de nouveaux salariés dans l'ERP
* Mises à jour RH ponctuelles (enregistrement et suivi des documents à faire signer)
* Gestion et saisie des éléments variables dans SILAE/My Silae (congés, notes de frais, transport, etc.)
* Gestion de la commande et du suivi des titres-restaurant (Swile)
* Suivi des absences, congés, gestion des dossiers du personnel, suivi des visites médicales
* Participation aux process de recrutement (organisation des entretiens, gestion administrative des candidatures)


VOS ATOUTS -

* Organisation et rigueur : capacité à prioriser et assurer un suivi fiable des tâches.
* Polyvalence et autonomie : aptitude à gérer des missions variées en toute autonomie.
* Communication et relationnel : sens du service, écoute et aisance avec tous les interlocuteurs.
* Maîtrise des outils numériques : Pack Office / Google Workspace et logiciels de gestion (ERP, RH, dépenses).
* Esprit d'initiative et sens pratique : anticipation, réactivité et approche orientée solutions.
* Discrétion et esprit collaboratif : confidentialité, fiabilité et capacité à travailler en équipe.