Chargé / Chargée du service administratif et financier

Au sein de l'Observatoire Océanologique de Banyuls/Mer de la faculté des sciences et ingénierie de la Sorbonne Université.

Mission :

L'agent recruté assurera un appui administratif aux services communs de l'Observatoire, la gestion d'une régie financière et l'accueil des interlocuteurs internes/externes.

Activités principales :

- Assurer la fonction de régisseur d'avances et de recettes en lien avec les services de l'agent comptable, impliquant la vérification des encaissements, la saisie dans le logiciel de gestion SIFAC, d'effectuer les versements en espèces et en chèques à la banque ainsi que l'envoi mensuel des chèques-vacances à l'ANCV
- Encadrer les mandataires de régie et les former avant leur prise de poste
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
- Etablir le planning de travail mensuel du personnel de l'accueil
- Assurer le suivi administratif des réservations de groupe (devis/procédure de paiement, gestion du planning de visite)
- Répondre aux demandes d'information par téléphone, mail et courrier
- Rédaction de notes et courriers administratifs
- Appuyer le responsable dans la rédaction et le suivi administratifs des dossiers

Encadrement : OUI (mandataires de régie dans leur fonction d'encaissement)
Nb agents encadrés par catégorie : 1 C

Conditions particulières d'exercice :
- Déplacements hebdomadaires pour dépôts de la régie en banque
- Travail les week-end et jours fériés (rotation)
- Prise de congés limitée en mi- et haute saison (avril-octobre)