Chargé / Chargée du service administratif et financier

L'Université de technologie de Tarbes est un EPSCP nouvellement crée par le décret 2023-1094 du 24 novembre 2023. Elle assure une mission d'enseignement supérieur, de recherche et d'innovation.
Son nom de marque est « Université de Technologie Tarbes Occitanie Pyrénées » (UTTOP).
La Direction de la Formation Continue et de l'Alternance a pour mission le pilotage et la mise en œuvre de la politique de formation professionnelle de l'Université, ce qui regroupe la formation continue, les dispositifs de validation d'acquis et les dispositifs d'alternance, apprentissage inclus.
La Direction de la Formation Continue et de l'Alternance est actuellement en structuration suite à la création de l'Université de technologie de Tarbes.
Ce service commun permet, avec l'engagement des équipes pédagogiques, de répondre à l'une des missions de l'université d'accompagner les actifs en formation continue et en alternance dans les différents cursus proposés par l'UTTOP.
Sous l'autorité hiérarchique du Directeur de la Formation Continue et Alternance et de la responsable du service, le gestionnaire administratif et financier jouera un rôle clé dans les domaines suivants
-L'accueil, l'information, l'orientation et l'accompagnement des publics
-La gestion administrative et financière de actions de formation continue et d'alternance en veillant à ce que toutes les opérations soient effectuées de manière efficace, transparente et conforme aux réglementations en vigueur.
Il gèrera un portefeuille d'actions de formation. Il sera amené à participer à l'amélioration continue du service. Il collaborera étroitement avec différents interlocuteurs internes à l'Université (responsables pédagogiques des départements de formation, scolarité, Direction des finances .) et externes (financeurs, Région, Pôle Emploi, entreprises.)
Sous l'autorité de sa responsable hiérarchique, l'agent assurera les missions générales suivantes :
Accueil, information
-Accueillir, informer, orienter et accompagner les divers publics (enseignants, étudiants, stagiaires, partenaires extérieurs) dans le cadre du développement de la Formation Tout au Long de la Vie
-Analyser les demandes de formation, identifier les dispositifs de formation professionnelle et de financement appropriés à la situation du stagiaire
-Informer précisément tout candidat sur l'élaboration de son projet de formation professionnelle continue ou d'alternance (financement, rémunération, particularités contractuelles, aides financières ...)
-Informer et accompagner les candidats dans leur procédure VA85/VAPP, mais également VAE
Gestion administrative des activités du service
-Collecter des informations auprès des responsables pédagogiques
-Collecter et valider les calendriers de chaque formation proposée en formation continue et en alternance
-Etablir des devis et montages de dossiers de demandes de financement
-Editer et contrôler les contrats d'alternance, de formation continue et les conventions avec les partenaires
-Accompagner les employeurs dans leur démarche et sur le montage de leur dossier de financement : OPCO, CNFPT, ANFH, .
-Inscrire administrativement les apprenants sous les logiciels dédiés
-Editer les attestations de fin de formation et certificats de réalisation
-Etablir les feuilles d'émargement mensuelles en adéquation avec le calendrier de la formation, les réceptionner signées et les classer
-Maintenir à jour les dossiers et fichiers des apprenants
-Alimenter des bases de données
-Répondre aux enquêtes
-Participer, à la demande à toute autre activité du service
Gestion financière des activités du service :
- Récupérer sur les espaces numériques des financeurs les accords de financement et les contrôler
-Emettre les titres de recettes, les traiter jusqu'au dépôt auprès des financeurs accompagnés des pièces justificatives
-Assurer le suivi financier
-Produire des documents de contrôle de gestion