informations générales
Marignane
Notre association AISF (conventionnée CAF) intervient dans le secteur d'aide et accompagnement à domicile. Pour en savoir plus, rendez-vous sur notre site internet : www.aisf13.fr.
Accueil physique :
o Accueil du public
Accueil téléphonique :
o Standard téléphonique : enregistrement des appels courants dans le journal des appels et enregistrement des appels importants dans le logiciel
o Filtrage et renvoi des appels vers le bon interlocuteur
Secrétariat général :
o Gestion du courrier, mails et agendas (enregistrement chrono départ et arrivée , dispatching, prise de RDV)
o Mise en œuvre de la logistique nécessaire à la tenue des réunions
o Rédaction de courriers ou tout document pour la direction et le Conseil d'Administration
o Signalétique, classement et archivage : tri des documents papiers et électroniques (fichiers informatiques), réactualisation des documents
o Gestion de l'affichage public et salarié
o Assistance constitution dossiers divers et appels à projet (agrément, autorisation, tarification, etc.)
o Établir les commandes de matériel, de fournitures et vérifier la conformité des livraisons
o Organiser et suivre les conditions d'exécution de contrat de maintenance bureautique (informatique, flotte téléphonique ...)
- Secrétariat communication :
o Conception des outils règlements, notes, comptes-rendus de réunions et rapports) et leur actualisation
o Planification et organisation des opérations de communication, des manifestations événementielles
o Coordination de l'activité d'une équipe
o Réalisation du suivi administratif des dossiers du personnel et organisation de la logistique des recrutements et des formations
Toute tâche permettant d'assurer le bon fonctionnement du service pourra être demandée en complément des tâches ci-dessus précisées, dans la mesure où elle reste dans le champ du contrat de travail du salarié.
COMPÉTENCES ET QUALITÉS
➢ Courtoisie et amabilité pour l'accueil téléphonique notamment
➢ Sens de l'organisation et rigueur
➢ Qualités de communication
➢ Maitrise de l'outil informatique (traitement de texte, tableur, messagerie électronique, navigation internet, etc.)
➢ Maitrise du Pack office indispensable
➢ Bonnes capacités rédactionnelles
➢ Maitrise du logiciel métier Ximi serait un plus
FORMATION ET EXPÉRIENCE
BTS Assistant(e) de direction / Assistant(e) de manager / Assistant(e) de gestion
Connaissance du secteur AAD et/ou petite enfance
Connaissance du milieu associatif, des relations partenariales
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireAccueil physique :
o Accueil du public
Accueil téléphonique :
o Standard téléphonique : enregistrement des appels courants dans le journal des appels et enregistrement des appels importants dans le logiciel
o Filtrage et renvoi des appels vers le bon interlocuteur
Secrétariat général :
o Gestion du courrier, mails et agendas (enregistrement chrono départ et arrivée , dispatching, prise de RDV)
o Mise en œuvre de la logistique nécessaire à la tenue des réunions
o Rédaction de courriers ou tout document pour la direction et le Conseil d'Administration
o Signalétique, classement et archivage : tri des documents papiers et électroniques (fichiers informatiques), réactualisation des documents
o Gestion de l'affichage public et salarié
o Assistance constitution dossiers divers et appels à projet (agrément, autorisation, tarification, etc.)
o Établir les commandes de matériel, de fournitures et vérifier la conformité des livraisons
o Organiser et suivre les conditions d'exécution de contrat de maintenance bureautique (informatique, flotte téléphonique ...)
- Secrétariat communication :
o Conception des outils règlements, notes, comptes-rendus de réunions et rapports) et leur actualisation
o Planification et organisation des opérations de communication, des manifestations événementielles
o Coordination de l'activité d'une équipe
o Réalisation du suivi administratif des dossiers du personnel et organisation de la logistique des recrutements et des formations
Toute tâche permettant d'assurer le bon fonctionnement du service pourra être demandée en complément des tâches ci-dessus précisées, dans la mesure où elle reste dans le champ du contrat de travail du salarié.
COMPÉTENCES ET QUALITÉS
➢ Courtoisie et amabilité pour l'accueil téléphonique notamment
➢ Sens de l'organisation et rigueur
➢ Qualités de communication
➢ Maitrise de l'outil informatique (traitement de texte, tableur, messagerie électronique, navigation internet, etc.)
➢ Maitrise du Pack office indispensable
➢ Bonnes capacités rédactionnelles
➢ Maitrise du logiciel métier Ximi serait un plus
FORMATION ET EXPÉRIENCE
BTS Assistant(e) de direction / Assistant(e) de manager / Assistant(e) de gestion
Connaissance du secteur AAD et/ou petite enfance
Connaissance du milieu associatif, des relations partenariales
