Assistant(e) administratif(ve) et comptable

En appui des chargé.e.s de projets, les principales missions pourront être les suivantes :

Gestion logistique :

Assure ou appuie l'organisation logistique d'événements (comités de pilotages, séminaires, missions siège, voyages d'études ...).
Contribue à programmer, organiser, optimiser les coûts et assurer le bon déroulement des missions en lien avec les interlocuteurs concernés : déplacements, hébergement, per diem, documentation projets,...
Veille à l'application des instructions du Plan de Sécurité.
Gère un portefeuille de prestataires : pré-identification, suivi des prestations, négociation des devis, traitement de la facturation,...
Applique les procédures d'achat interne et externe.

Gestion administrative/contractuelle :

Gère les aspects administratifs des dossiers liés à la mise en œuvre opérationnelle des projets.
Aide à la recherche documentaire, gère des tâches de secrétariat classiques.
Appuie à la préparation des appels d'offre et des marchés publics/subventions.
Préremplit les contrats d'expertise et les contrats de prestation de services.
Publie les offres d'emploi et d'appels à experts.
Assure la vérification des prestataires sur la base de l'outil compliance interne.

Gestion financière :

Vérifie la conformité des pièces justificatives de dépenses Siège, des justificatifs Terrain et/ou Partenaires, des factures et des remboursements liés aux missions d'expertise, suit les avances et leurs soldes.
Contribue à l'élaboration des rapports financiers auprès de bailleurs (consolidation) et des exercices comptables et budgétaires internes (clôture ...) en collaboration avec les chargé.e.s de projets/Chargés de projets administratifs et financiers.
Appuie la préparation et la conduite des audits, en lien avec les chargé.e.s de projets/Chargé.es de projets administratifs et financiers, le/s RAF.s des projets.
Vérifie et consolide les journaux de caisses et bancaires du terrain.
Tient à jour les tableaux de bord existants.
Vérifie les engagements (conventions de subventions, contrats et accords).

Communication :

Appuie les activités de communication (mise à jour du site, préparation de documents de communication, ...).

Appui transversal :

Participe à l'organisation de la vie du pôle (organisation réunion de pôle, prise de comptes rendus,etc...) et du département.