Assistant(e) administratif(ve) et commercial(e)

Pour renforcer notre équipe dans le cadre d'un remplacement pour congé maternité, nous recrutons un(e) Chargé(e) de facturation et gestion administrative des formations !

Vos contributions s'articuleront autour des missions suivantes :
- Gestion de la facturation
o Préparer, finaliser et transmettre les factures clients à l'aide des outils en place ;
o Suivre l'état des prestations réalisées et établir les relevés à envoyer aux clients avant facturation ;
o Assurer le suivi des règlements, identifier les impayés et relancer les clients si nécessaire ;
o Mettre à jour et fiabiliser les données de facturation dans les outils internes.

- Gestion administrative des formations
o Élaborer l'ensemble des documents administratifs : conventions, feuilles de présence, attestations, certificats, etc.
o Gérer les inscriptions et assurer la coordination avec les participants jusqu'au jour de la formation ;
o Apporter un soutien logistique et administratif aux formateurs lors des sessions ;
o Collecter et exploiter les retours de satisfaction, en lien avec le service marketing ;
o Rédiger et envoyer les propositions commerciales pour les formations ;
o Mettre à jour les tableaux de suivi liés à l'activité formation (planification, documents, indicateurs).
- Tâches administratives transverses
o Gérer le standard téléphonique ;
o Organiser la signature de documents contractuels via DocuSign ;
o Mettre à jour certains documents de procédure pour garantir leur conformité et leur accessibilité.
Nous recherchons un(e) candidat(e) avec le profil suivant :
- Formation requise : Formation Bac +2 à Bac +3 en gestion, comptabilité ou administration (type BTS Gestion de la PME, BTS Comptabilité-Gestion, BUT GEA ou équivalent). Une formation ou une spécialisation en gestion de la formation serait un plus.
- Expérience : Expérience significative d'au moins 3 ans dans la gestion de la facturation et l'administration. Une expérience complémentaire dans le domaine de la formation professionnelle est un plus.
- Expertise technique : Excellente maîtrise des outils bureautiques, en particulier Excel et Outlook. La connaissance des outils Pennylane et Wrike est appréciée.
- Compétences linguistiques : Très bonne expression écrite et orale en français. La maîtrise de l'anglais à l'oral est un plus.
- Qualités personnelles : Rigueur, sens de l'organisation et très bon relationnel.
Les avantages de rejoindre EcoMundo :
- Contrat CDD de 5 mois minimum (statut employé, 35h hebdomadaires), avec évolution possible en CDI ;
- 1 jour de télétravail par semaine pour favoriser un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle ;
- Tickets restaurant, Mutuelle prise en charge à 100 % ;
- Parcours d'intégration complet et formations internes pour accompagner votre développement professionnel ;
- Esprit d'équipe et collaboration : Une équipe solidaire où l'entraide et la coopération sont au cœur de nos projets ;
- Engagement éthique : Signataire de l'initiative #StopE, EcoMundo s'engage pour un environnement de travail responsable et respectueux.

Le processus de recrutement :
- Entretien exploratoire : Un premier échange en visioconférence avec les Ressources Humaines pour comprendre vos objectifs professionnels, vos motivations et vous présenter EcoMundo ;
- Évaluation des compétences : Un entretien avec la Responsable Administrative Commerciale pour évaluer vos compétences techniques, votre expérience et votre adéquation avec le poste et l'équipe. En fonction de votre profil, un exercice