informations générales
Paris
Recherche un Assistant de projets H/F pour son siège social.
Assure le secrétariat des chefs de projet/conducteurs de travaux/ingénieurs spécialistes pendant toute la durée du projet (prise de rendez-vous, montage de réunions, rédaction et frappe courrier, accueil téléphonique). A chaque phase (études et travaux) s'occupe de la réalisation des notes internes, notes de rendus, comptes-rendus et de leur envoi. Se charge de mettre en forme les différents documents de rendus de dossiers, d'établir les courriers d'accompagnement, transmettre les OS, les demandes d'agréments et les états d'acomptes dans le cadre de la gestion financière des chantiers pour validation, de récupérer l'ensemble des pièces nécessaires et de transmettre les éléments pour facturation, de classer au fur et à mesure les pièces devant être conservées.
PRINCIPALES MISSIONS
Traite et enregistre le courrier selon la procédure.
Rédige les courriers à partir des informations données par les ingénieurs.
Assure l'accueil téléphonique, la prise de rendez-vous et le montage de réunions.
Est responsable de la coordination de la saisie et de la mise en forme des dossiers, des comptes-rendus de réunions, et de tout document tels que Visas, PV, OPR, Réserves, etc. et de la rédaction des lettres d'accompagnement.
Vérifie et s'assure auprès des partenaires internes et externes d'avoir tous les documents administratifs et pièces nécessaires.
Assure le suivi financier, établit les OS, les états d'acompte et les envoie au maître d'ouvrage pour paiement.
Assure le classement des projets en appliquant les procédures
Assure l'archivage des projets (papier et informatique) après validation de l'archivage par la secrétaire du RCGA
Coordonne les dossiers d'études avec les sous-traitants
MISSIONS COMPLEMENTAIRES
Assure la continuité du secrétariat.
Peut assurer le remplacement momentané d'une secrétaire RCGA
Participer à la mise en place de trame de document
VOTRE PROFIL :
Qualités professionnelles:
Ponctuel(le), organisé(e), sens du relationnel, rigoureux(/se) et très bonne orthographe.
La qualité rédactionnelle ainsi que la connaissance du pack office sont indispensables pour mener à bien vos missions.
EXPERIENCE SOUHAITEE : 1 à 3 ans
FORMATION : Bac+2 ou équivalent Secrétariat assistanat
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PRINCIPALES MISSIONS
Traite et enregistre le courrier selon la procédure.
Rédige les courriers à partir des informations données par les ingénieurs.
Assure l'accueil téléphonique, la prise de rendez-vous et le montage de réunions.
Est responsable de la coordination de la saisie et de la mise en forme des dossiers, des comptes-rendus de réunions, et de tout document tels que Visas, PV, OPR, Réserves, etc. et de la rédaction des lettres d'accompagnement.
Vérifie et s'assure auprès des partenaires internes et externes d'avoir tous les documents administratifs et pièces nécessaires.
Assure le suivi financier, établit les OS, les états d'acompte et les envoie au maître d'ouvrage pour paiement.
Assure le classement des projets en appliquant les procédures
Assure l'archivage des projets (papier et informatique) après validation de l'archivage par la secrétaire du RCGA
Coordonne les dossiers d'études avec les sous-traitants
MISSIONS COMPLEMENTAIRES
Assure la continuité du secrétariat.
Peut assurer le remplacement momentané d'une secrétaire RCGA
Participer à la mise en place de trame de document
VOTRE PROFIL :
Qualités professionnelles:
Ponctuel(le), organisé(e), sens du relationnel, rigoureux(/se) et très bonne orthographe.
La qualité rédactionnelle ainsi que la connaissance du pack office sont indispensables pour mener à bien vos missions.
EXPERIENCE SOUHAITEE : 1 à 3 ans
FORMATION : Bac+2 ou équivalent Secrétariat assistanat
