Assistant / Assistante gestionnaire en immobilier

L'assistant(e) de copropriété effectue toutes les tâches administratives en lien avec la gestion des lots qui lui sont confiés. En collaboration avec les gestionnaires de copropriété, il/elle assure le suivi opérationnel des travaux d'entretien ainsi que l'élaboration, la transmission et le traitement des documents de base des syndics (convocations et PV d'assemblée générale, appels de charge, états datés...).
Il/elle assure également la communication de premier niveau avec les copropriétaires et autres interlocuteurs du syndic : accueil, réponses aux questions et demandes courantes, traitement des réclamations simples... Le suivi des dossiers de contentieux peut également relever de ses fonctions.

Missions principales :

Mission d'assistance :
- Rédaction et transmission des convocations et PV d'assemblées Générales
- Suivi des travaux d'entretien ou dépannage des copropriétés, récurrents ou ponctuels (planification, devis, facturation.)
- Suivi des contrats de prestation et d'assurance, déclaration et suivi des sinistres
- Suivi des mutations de propriété dans les résidences
- Communication avec les copropriétaires : information, réponse aux questions
- Accueil téléphonique et physique
- Traitement des demandes courantes : renouvellement ou ajout de badges, production des états datés.
- Gestion du courrier et des documents concernant les copropriétés dont il a la charge

Mission de comptabilité :
- Traitement des encaissements (virements, chèques)
- Saisie et règlement des factures fournisseurs
- Relevés des compteurs
- Rapprochements bancaires
- Suivi des impayés
- Établissement des pré-états datés et états datés
- Traitement des mutations

Activités complémentaires
- Information sur l'actualité du syndic
- Missions d'archivage ou de rangement
- Participation aux conseils syndicaux et assemblées générales
- Gestion de l'agenda des gestionnaires de copropriétés

Compétences :

Compétences techniques administratives ou transverses
- Comprendre des textes juridiques et réglementaires relatifs au métier du syndic
- Maîtrise des outils internes (ICS, COLLAB, Bureautique)

Compétences relationnelles
- Qualités commerciales avec les copropriétaires et les fournisseurs
- Qualités de communication avec les autres membres de l'équipe (gestionnaires, assistants, comptables)

Prise de poste dès que possible