informations générales
Colmar
Le secrétaire de département assure le bon fonctionnement du secrétariat de scolarité des Départements Hygiène Sécurité Environnement (HSE) et Réseaux et Télécommunication (RT) de l'IUT de Colmar et collabore à la gestion quotidienne des départements en assurant tous les actes de gestion administrative afférents.
Activités principales
- Assurer l'organisation et le suivi de la gestion de la scolarité des étudiants du département
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du département, l'information et l'orientation des usagers des départements (étudiants, enseignants permanents, vacataires ; .)
- Assurer la gestion des vacataires
- Assurer la gestion quotidienne des emplois du temps
- Gérer les conventions de stages et en assurer le suivi administratif
- Organiser et planifier les soutenances de stages et de projets (Saé) ainsi que les différentes réunions et événements du département et en assurer le soutien logistique
Activités associées
- Mettre en œuvre des tâches de secrétariat (courriers, messagerie électronique, rédaction de documents, reproduction et numérisation de documents, classement et archivage de documents)
- Organiser les déplacements des étudiants et saisir les commandes du département (précommandes) en lien avec le service financier de l'IUT
- Participer aux inscriptions dématérialisées des étudiants en lien avec le service scolarité de l'IUT
- Procéder à l'organisation administrative et matérielle des élections du Conseil de département
Profil recherché
Une expérience dans un service scolarité de l'enseignement supérieur serait appréciée.
Expérience/formation souhaitée en gestion administrative dans un établissement public ou de formation.
CDD 3 mois - possibilité de renouvellement par période d'un an
Fiche de poste disponible sur le site www.uha.fr - rubrique « recrutements/personnels administratifs et techniques/offres d'emploi »
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- Assurer l'accueil physique et téléphonique du département, l'information et l'orientation des usagers des départements (étudiants, enseignants permanents, vacataires ; .)
- Assurer la gestion des vacataires
- Assurer la gestion quotidienne des emplois du temps
- Gérer les conventions de stages et en assurer le suivi administratif
- Organiser et planifier les soutenances de stages et de projets (Saé) ainsi que les différentes réunions et événements du département et en assurer le soutien logistique
Activités associées
- Mettre en œuvre des tâches de secrétariat (courriers, messagerie électronique, rédaction de documents, reproduction et numérisation de documents, classement et archivage de documents)
- Organiser les déplacements des étudiants et saisir les commandes du département (précommandes) en lien avec le service financier de l'IUT
- Participer aux inscriptions dématérialisées des étudiants en lien avec le service scolarité de l'IUT
- Procéder à l'organisation administrative et matérielle des élections du Conseil de département
Profil recherché
Une expérience dans un service scolarité de l'enseignement supérieur serait appréciée.
Expérience/formation souhaitée en gestion administrative dans un établissement public ou de formation.
CDD 3 mois - possibilité de renouvellement par période d'un an
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