Assistant / Assistante de gestion administrative

Nous recherchons notre futur/future Secrétaire pédagogique ! Le ou la secrétaire pédagogique travaille sous l'autorité du directeur de l'IUT Nice-Côte d'Azur et de son responsable, le chef du département « Science des Données ». Il/elle exécute des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la structure. Il/elle recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de l'unité, informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs/interlocutrices internes et externes.

Rejoignez-nous au sein d'Université Côte d'Azur, reconnue depuis 2016 pour son excellence scientifique et pédagogique, pour créer ensemble le modèle de l'université du 21ème siècle responsable et innovante.

Vos missions :

Vous réaliserez des activités administratives :
- Réception téléphonique, l'accueil et l'information des visiteurs et l'orientation des correspondants
- Rédaction et envoie de courriers divers
- Classement et l'archivage
- Etablissement des bons de commande, réception des factures et transmission au service financier de l'IUT
- Gestion des déplacements : réservation avion/train et hôtels (UGAP)
- Suivi du budget

Vous suivrez les activités pédagogiques :
- Accueil et information des étudiants/étudiantes (scolarité, sport, carte étudiante.)
- Gestion des absences et collecte des fiches de contrôle de présence
- Gestion quotidienne des emplois du temps

Vous procéderez à l'administration des stages et des alternances :
- Etablissement et contrôle des conventions de stage
- Envoi et réception des fiches d'évaluation des stagiaires en entreprise
- Réception des rapports de stages et répartition aux tuteurs pédagogiques
- Suivi administratif des alternants et formalités inhérentes
- Suivi et mise à jour des coordonnées et informations diverses sur les étudiants/étudiantes
- Diffusion des offres d'emploi et stages via les réseaux sociaux et par courrier électronique
- Mise en forme des documents pour les salons

Vous assurerez la gestion des enseignants/enseignantes titulaires et vacataires :
- Demande des dossiers de vacations par le biais de l'application OSE, vérification et information au service du personnel pour examen de leur recevabilité
- Elaboration du livret d'accueil pour les vacataires
- Etablissement du décompte des heures des enseignants/enseignantes
- Suivi et mise à jour du tableau des conseils restreints et diffusion au service du personnel

Ce poste est fait pour vous si :

Vous possédez :
- La maîtrise des logiciels bureautiques courants (traitement de texte, tableur.) et d'Internet
- Les connaissances sur SIFAC Web et autres logiciels spécifiques (GPU/ADE/INTRACURSUS/MHP/OSE)
- Des connaissances sur l'organisation générale et le fonctionnement d'une université et plus globalement de l'enseignement supérieur et connaître les circuits et procédures administratives en vigueur dans l'établissement ; appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures

Vous êtes en capacité de :
- Trier , hiérarchiser, classer les informations et archiver les dossiers
- Rendre compte ; d'analyser et gérer les demandes d'information
- Gérer la confidentialité des informations et des données
- Travailler en équipe et en relation partenariale
- Prendre des initiatives et de compléter régulièrement sa maîtrise des domaines de gestion mis en œuvre.

Rémunération et avantages sociaux :

- Rémunération contractuels (hors variables) : à partir de 1462€ nets avant impôts (pour un temps complet)
- Congés : 45 jours de congés annuels
- Télétravail : 2 jours/semaine
- Prise en charge partielle des frais de transport domicile-travail
- Prise en charge partielle des frais de mutuelle
- Accès aux restaurants et cafétérias du CROUS avec tarif privilégié
- Billetterie loisirs et sorties à tarifs préférentiels